Teveel ingehouden werknemer recht op een teruggaaf

Via welk loket krijgt de werknemer zijn geld terug?

Die sfeerovergang tussen de belastingmiddelen blijkt vaak een lastige. Zeker in het geval er iets fout is gegaan en een correctie nodig blijkt op de ingehouden loonheffingen.Laat ik dit eens verduidelijken met een cijfervoorbeeld:

Naderhand blijkt dat de werknemer vanuit de cao een premie van € 20 heeft moeten betalen die ten laste van zijn brutoloon had mogen komen. Dat betekent dat de loonaangifte er feitelijk als volgt uit had moeten zien:

Dat betekent dat de inhouding aan loonheffing van € 40 tot een te hoog bedrag heeft plaatsgevonden, aangezien het juiste bedrag aan inhouding € 32 zou moeten zijn. Dan ontstaat vervolgens de vraag hoe de werknemer het teveel aan ingehouden loonheffing (€ 8) terug kan krijgen.

Correctiebericht

De meest voor de hand liggende methode lijkt dan te zijn dat je als werkgever een correctiebericht instuurt en op die manier de ingediende loonaangifte corrigeert. Als je dat binnen het kalenderjaar doet, dan is er inderdaad niets aan de hand. Binnen het kalenderjaar heb je als werkgever ruime mogelijkheden om een foutief ingediende aangifte te corrigeren. Aan het eind van het jaar heb je dan een fiscaal loon met daarbij de juiste inhouding aan loonheffingen.

Het probleem is wat groter als blijkt dat er een ingediende loonaangifte over een tijdvak gelegen in een vorig kalenderjaar gecorrigeerd moet worden. Ook hier lijkt de gedachte aannemelijk dat je als werkgever een correctiebericht indient over het te corrigeren loontijdvak. En dat de Belastingdienst dan de ten onrechte afgedragen loonheffingen teruggeeft aan de werkgever. Dat is echter maar ten dele waar.

Negatief loon

Als je met terugwerkende kracht het brutoloon verlaagt, dan ben je als werkgever minder premies werknemersverzekeringen verschuldigd. Dat betekent dat de Belastingdienst het teveel ingehouden en afgedragen bedrag terug zal geven aan de werkgever. Dus ook in de situatie dat sprake is van een in het kalenderjaar cumulatief negatieve grondslagaanwas en een negatieve premie. Hetzelfde geldt voor het werkgeversdeel van de inkomensafhankelijke bijdrage zorgverzekeringswet (hierna: Zvw). Met dit verschil dat voor de Zvw de cumulatief berekende grondslagaanwas per jaar nooit negatief mag worden, bijvoorbeeld als sprake is van negatief loon. Dit geldt ook over de jaargrens heen. Als de werknemer/uitkeringsgerechtigde in het nieuwe jaar bijvoorbeeld loon moet terugbetalen, maar er is in dat nieuwe jaar geen loon waarmee hij dat kan verrekenen, dan kan het negatieve loon voor de Zvw niet tot negatieve grondslagaanwas leiden en daarmee niet tot negatieve bijdrage (noch als werkgeversheffing noch als inhouding).

Herstellen van de fout in de loonaangifte

Het terugkrijgen door een werknemer van ingehouden loonbelasting verloopt langs een andere weg. Terug naar het voorbeeld zoals eerder in deze column genoemd. We hebben gezien dat de werknemer recht heeft op een teruggaaf van € 8 aan te veel ingehouden loonheffing. Een logische gedachte zou zijn dat via de verwerking van het correctiebericht een teruggaaf zou plaatsvinden van de € 8 aan de werkgever. De werkgeversheffingen krijg je als werkgever immers op deze wijze wel terug, zoals hierboven beschreven.

Toch is dit een onjuiste veronderstelling. Je hebt als werkgever geen recht op de teruggaaf aan loonheffing van jouw werknemer. Dat recht behoort uitsluitend toe aan de werknemer zelf. De koninklijke weg om de fout in de loonaangifte te herstellen is als volgt. Als werkgever dien je een correctiebericht in waarbij herstel van de aangifte plaatsvindt. In dat correctiebericht verlaag je als werkgever het loon met (zoals in het gegeven voorbeeld) € 20. De bijbehorende inhouding die oorspronkelijk op € 40 stond moet je niet wijzigen naar € 32 maar consequent op die € 40 houden. Vervolgens moet je als werkgever de werknemer voorzien van een verbeterde jaaropgaaf waarbij het loon op € 80 staat en de inhouding aan loonheffing op € 40.

Verzoek om ambtshalve vermindering

De werknemer kan zich vervolgens wenden tot zijn IB-inspecteur en een verzoek om ambtshalve vermindering indienen. In termen van correctieberichten komt dat op het volgende neer. Het loon moet omlaag worden bijgesteld, de inhouding blijft gehandhaafd op de oorspronkelijke inhouding. Doordat de loonheffing een voorheffing is van de inkomstenbelasting, wordt de (te hoge) inhouding vanzelf rechtgetrokken in de inkomstenbelasting waar wordt uitgegaan van het verbeterde, verlaagde loon.

Samenvatting

Binnen het kalenderjaar heeft een werkgever alle mogelijkheid om aangiften te corrigeren en zodoende de jaaropgaaf van de werknemer met vermelding van ingehouden loonheffing correct te laten zijn. Moet er echter correctie plaatsvinden in een vorig jaar, dan kan dat uiteraard via het indienen van een correctiebericht maar dan volgt slechts een teruggaaf werknemersverzekeringen en eventueel het werkgeversdeel van de inkomensafhankelijke bijdrage Zvw.

De teveel ingehouden loonheffing moet de werknemer terugkrijgen via de inkomstenbelasting. Op die manier voorkom je ook de situatie dat teruggaaf aan loonheffing zowel bij de loonheffingen als bij de inkomstenbelasting plaatsvindt. Het is goed om dit systeem als werkgever voor ogen te houden. Mogelijk zijn er af en toe uitzonderingen op, maar die komen dan tot uiting in specifieke afspraken met een inspecteur vanwege een bijzondere achtergrond.

Stan Rethans is voorzitter Kennisgroep cao van de Belastingdienst. Deze blog heeft hij op persoonlijke titel geschreven.