Hoe voorkomt u frequent kortdurend ziekteverzuim?

Werkgevers die frequent kortdurend ziekteverzuim willen voorkomen of willen verminderen zullen allereerst de specifieke oorzaak moeten achterhalen waarom dergelijk verzuim in hun onderneming veelvuldig voorkomt.

Oorzaken kortdurend ziekteverzuim

Over het algemeen kunnen er diverse oorzaken zijn die kortdurend ziekteverzuim opleveren, bijvoorbeeld omdat sommige werknemers:

• een fragiele conditie hebben;
• onvrede hebben met hun werk of inkomen;
• een te hoge werkdruk ervaren;
• onvrede hebben met de relatie met de werkgever of de collega’s;
• problemen van persoonlijke aard hebben.

Voor een effectieve aanpak van frequent kortdurend ziekteverzuim is het voorwaarde om eerst de oorzaak te achterhalen.

Maatregelen tegen frequent kortdurend ziekteverzuim

Werkgevers kunnen de volgende maatregelen treffen om kortdurend ziekteverzuim tegen te gaan:

• Contact met betrokkene – Als een werknemer zich regelmatig en voor een korte duur ziek meldt, is het verstandig om een gesprek met hem aan te gaan en te achterhalen wat de oorzaken kunnen zijn. Soms kan een kleine aanpassing in het werk veel oplossen.
• Duidelijke afspraken – De werkgever maakt het ziekteverzuimbeleid duidelijk inzichtelijk en bespreekt de regels voor verzuim in het bedrijf. Medewerkers die zich bijvoorbeeld ziek melden omdat hun kind ziek is, hebben feitelijk geen recht op loondoorbetaling tijdens ziekte omdat ze bij die reden niet zelf ziek zijn. Aan hen moet duidelijk gemaakt worden dat daar andere oplossingen voor zijn, zoals een vrije dag of eventueel calamiteitenverlof.
• Controleer – Als een werkgever het vermoeden heeft dat een werknemer onterecht verzuimt, dan kan de werkgever, leidinggevende of collega zich op de hoogte stellen door de werknemer op het verpleegadres te bezoeken. Hij kan ook een spoedcontrole aanvragen bij de arbodienst hoewel steeds meer arbodiensten dit middel schuwen. Zorg er echter voor dat alle mogelijkheden van controle zijn beschreven in het ziekteverzuimbeleid, zodat subjectieve handelswijzen voorkomen worden.
• Drempel verhogen – Ziek melden gaat over het algemeen gemakkelijk per sms, e-mail of via de partner. Het blijkt dat werknemers zich minder gemakkelijk ziek melden als zij dit persoonlijk moeten doen bij hun leidinggevende en als ze de taken en opdrachten moeten doorgeven die niet kunnen blijven liggen.
• Wachtdagen instellen – Een werkgever kan bepalen om de eerste twee ziektedagen geen loon door te betalen.

Re-integratie begint in eerste week

Of verzuim wegens ziekte kort blijft, is soms niet te voorspellen. Vandaar dat wettelijk bepaald is dat de werkgever al in de eerste week na het ziek melden een melding moet doen bij de bedrijfsarts.

Zo is vanaf vrijwel het begin van de ziekmelding duidelijk of er sprake is van ziekte of gebrek en kan een inschatting gemaakt worden van de noodzaak tot re-integratie.

De meeste werknemers die zich ziek melden, zullen binnen twee weken hun werkzaamheden weer hervatten. Maar het kan voorkomen dat een werknemer langer uit de roulatie is. Werkgever en werknemer moeten in dat geval beiden werken aan een effectieve re-integratie.

Meer info over verzuimverzekering

Wat is re-integratie?

Het is niet prettig als een werknemer langdurig ziek is. Niet voor de werknemer, maar ook niet voor de werkgever, die daardoor een arbeidskracht mist. Het is daarom goed als er alles aan gedaan wordt om deze getroffen werknemer weer zo snel mogelijk aan het werk te krijgen. Dat heet re-integratie.

Terugkeer naar werk kan op twee manieren plaatsvinden:

• Re-integratie eerste spoor – De werknemer gaat weer werken bij zijn huidige werkgever. Eventueel in een nieuwe of aangepaste functie.
• Re-integratie tweede spoor – De werknemer kan niet meer terecht bij zijn huidige werkgever en krijgt ander ‘passend werk’ bij een andere werkgever.

Gezamenlijke verantwoordelijkheid

Zowel de werkgever als de zieke werknemer zijn verantwoordelijk voor de re-integratie. Dat betekent dat zij er beiden alles aan moeten doen om de getroffen werknemer zo snel mogelijk weer aan het werk te krijgen. Hierbij moeten ze ondersteund worden door een gecertificeerd verzuimbedrijf. Dat kan een arbodienst zijn, maar mag ook een ander gespecialiseerd bedrijf zijn. Als er maar wel een bedrijfsarts bij aangesloten is.

Re-integratietraject

Om te zorgen voor een snelle en effectieve re-integratie is de regeling Procesgang eerste en tweede ziektejaar ingesteld. Deze schrijft voor wat werkgever en werknemer moeten doen vanaf de eerste week van de ziekmelding. De belangrijkste stappen in dit re-integratieproces zijn:

• Week 6 – Binnen zes weken moet de bedrijfsarts een probleemanalyse maken. Hierin staat waarom de werknemer niet meer kan werken, wat zijn mogelijkheden tot herstel zijn en wanneer hij het werk weer denkt te kunnen hervatten.
• Week 8 – Binnen acht weken stelt de werkgever samen met de werknemer een Plan van Aanpak op. In dit plan wordt beschreven wat beide partijen gaan doen om de werknemer weer aan het werk te krijgen. Het Plan van Aanpak is gebaseerd op de probleemanalyse.
• Week 42 – De werkgever meldt de zieke werknemer bij het UWV.
• Week 44 – De werkgever ontvangt van het UWV een bevestiging en krijgt informatie over de activiteiten die ondernomen moeten worden in het tweede ziektejaar.
• Week 91 – Hebben alle inspanningen niet geleid tot terugkeer naar het werk, dan moet de werknemer een WIA-aanvraag indienen bij het UWV. Het UWV beoordeelt de re-integratie-inspanningen eerst voor een eventuele WIA-uitkering toegekend wordt.

Evaluatie

De wet verplicht werkgevers en werknemers om elke zes weken een voortgangsgesprek te houden over de ontwikkelingen in het re-integratieproces. Als dit proces voortduurt, wordt het re-integratieverloop na het eerste jaar bekeken en wordt bepaald wat de stappen voor het komende jaar zullen zijn.

Re-integratiedossier en re-integratieverslag

De werkgever moet alle re-integratie inspanningen bijhouden in een re-integratiedossier. Dit vormt de basis van het re-integratieverslag dat aan het einde van het re-integratietraject moet worden opgemaakt en dat dient om te beoordelen of werkgever en werknemer wel voldoende hebben gedaan. Meer over deze documenten in het dossier re-integratie inspanning.

Loondoorbetaling

Werknemers die ziek zijn, krijgen hun loon doorbetaald. Werkgevers zijn verplicht om maximaal twee jaar het loon door te betalen.

Hiervoor gelden de volgende richtlijnen:

• Het eerste jaar – Werkgevers betalen minimaal 70% van het loon door. Het loon mag niet onder het minimumloon uitkomen.
• Het tweede jaar – Werkgevers betalen maximaal 70% van het loon door. Het loon mag wel onder het minimumloon uitkomen.

Na twee jaar stopt in principe de verplichting tot loondoorbetaling, mits de zieke werknemer dan een WIA-uitkering krijgt. Als een werkgever te weinig heeft gedaan aan de re-integratie kan hij verplicht worden tot doorbetaling van maximaal nog één jaar.

Als een werknemer onder de Ziektewet valt, zal het UWV 70% van het loon vergoeden aan de werkgever. De werkgever blijft verantwoordelijk voor de aanvulling tot 100% als de betreffende cao dit bepaalt.

De volledige lijst van mensen die onder de Ziektewet vallen, staat in het dossier verzuim.

Tips voor een snellere re-integratie

Werkgevers kunnen de re-integratie versnellen met de volgende aandachtspunten:

• Start de re-integratie zodra bekend is over welke functionele mogelijkheden de zieke nog beschikt.
• Ga uit van wat uw werknemer nog wel kan, in plaats van wat hij niet kan.
• Vraag hulp aan uw arbodienst of een re-integratiebedrijf.
• Laat het UWV of uw arbodienst naar het Plan van Aanpak kijken.
• Ga na welke subsidies en voorzieningen het UWV biedt bij een structurele beperking wegens ziekte/gebrek.
• Werk samen met andere mkb-bedrijven voor de re-integratie van een zieke werknemer bij een andere werkgever.

Weten over mogelijkheden verzuimverzekering