De gebruikelijkheidstoets

Handreiking gebruikelijkheidstoets

Een werkgever mag vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen als eindheffingsloon werkkostenregeling aanwijzen, als dit gebruikelijk is.

Dat betekent dat deze niet meer dan 30% mogen afwijken van wat in vergelijkbare omstandigheden gebruikelijk is. Dit is de gebruikelijkheidstoets.

In deze handreiking wordt hierna alleen het woord ‘vergoedingen’ gebruikt. Voor verstrekkingen en terbeschikkingstellingen geldt hetzelfde.

De gebruikelijkheidstoets houdt in dat het gebruikelijk moet zijn dat een werknemer vergoedingen van een bepaalde omvang als eindheffingsloon krijgt. De werkgever neemt de loonbelasting/premie volksverzekeringen dan via de eindheffing voor zijn rekening. Hierbij kijkt u naar wat in vergelijkbare omstandigheden gebruikelijk is.

Vergelijkbare omstandigheden kunnen zijn:

• andere werknemers van dezelfde werkgever
• collega’s van de werknemer in dezelfde functiecategorie
• werknemers van andere werkgevers

Waar let u op?

Of het gebruikelijk is om een vergoeding aan te wijzen als eindheffingsloon, kijkt u in ieder geval naar:

• de soort vergoedingen
• de hoogte van de vergoedingen
• wie de vergoedingen krijgen
• de vraag of tariefvoordeel een doorslaggevende rol speelt bij de aanwijzing als eindheffingsloon

€ 2.400

Vergoedingen, verstrekkingen of terbeschikkingstellingen van maximaal € 2.400 per persoon per jaar, vindt de Belastingdienst gebruikelijk. De afwijking van 30% geldt niet voor dit bedrag.

Let op

U moet wel nagaan of het redelijk is om € 2.400 aan te wijzen als eindheffingsloon. Dit bedrag is niet redelijk voor bijvoorbeeld stagiairs en werknemers met een loon dat lager is dan het minimumloon.

Wat doet u bij twijfel?

Als u twijfelt of u voldoet aan de gebruikelijkheidstoets, doet u het volgende:

• U beoordeelt de aanwijzing als eindheffingsloon van iedere vergoeding, verstrekking of terbeschikkingstelling op gebruikelijkheid. Kijk bij de toets in ieder geval naar de 4 punten die zijn genoemd onder het kopje ‘Waar let u op?’.
• U beoordeelt in de loop van het kalenderjaar het totaal van alle vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen. Als dit in totaal meer dan 30% ongebruikelijk is, is het bedrag boven de 30%-grens loon van de werknemer. Dat kan dus ook al bij de 1e vergoeding het geval zijn.

Bewijslast

Als de Belastingdienst vindt dat de aanwijzing als eindheffingsloon van de vergoeding ongebruikelijk is, moet de Belastingdienst dat aantonen. U kunt dan toelichten waarom de aanwijzing als eindheffingsloon toch gebruikelijk is.

Voorbeeld 1

Een werknemer ontvangt een bonus van € 1.000. Mag een werkgever deze aanwijzen als eindheffingsloon en onderbrengen in de vrije ruimte? De werknemer is geen stagiair en hij verdient meer dan het wettelijk minimumloon.

Een werkgever mag een bonus aanwijzen als eindheffingsloon. Hij moet wel rekening houden met de gebruikelijkheidstoets.

De Belastingdienst vindt vergoedingen, verstrekkingen of terbeschikkingstellingen van maximaal € 2.400 per persoon per jaar gebruikelijk. Als de werknemer hieraan voldoet, mag de werkgever de bonus van € 1.000 aanwijzen als eindheffingsloon.

Voorbeeld 2

Enkele werknemers ontvangen een bonus van € 6.000. Mag een werkgever deze aanwijzen als eindheffingsloon en onderbrengen in de vrije ruimte? De werknemers zijn geen stagiairs en verdienen meer dan het wettelijk minimumloon.

De bonus bedraagt meer dan € 2.400. De werkgever mag de bonus van € 6.000 toch aanwijzen als eindheffingsloon, als dit gebruikelijk is. Dit kan het geval zijn als het in de cao is aangewezen als eindheffingsloon, of als het in de branche gebruikelijk is om voor een bepaalde functiegroep zo’n bonus als eindheffingsloon aan te wijzen.

Meer voorbeelden leest u in hoofdstuk 4.2 Handboek Loonheffingen.

Gerelateerde handreiking

Wanneer kiezen tussen werknemersloon en eindheffingsloon werkkostenregeling?