Goede loonaangifte cruciaal voor gegevensbeheer

Voor het uitvoeren van de pensioenadministratie zijn pensioenfondsen grote en belangrijke afnemers van gegevens in de loonaangifteketen. Daarmee wordt het belang van een correcte loonaangifte maar weer eens benadrukt.

“Als de salarisprofessional het goed doet, hebben veel instanties daar profijt van.” Dit blijkt uit een gesprek met Lex Lagerveld, plaatsvervangend directeur Uitvoeringsorganisatie van het Pensioenfonds Horeca & Catering (PH&C).

Lex Lagerveld is verantwoordelijk voor de gegevenslogistiek bij pensioenfonds PH&C en dan gaat het over gegevensinwinning, gegevensverwerking en datakwaliteit. PH&C heeft zo’n 300.000 actieve deelnemers en ongeveer 750.000 zogenoemde slapers. Dat zijn mensen die ooit een dienstverband in de horeca hebben gehad en die bij PH&C nog een stukje pensioen hebben staan.

“Van die 300.000 deelnemers krijgen we dus elke maand een loontijdvak binnen dat we verwerken”, legt Lagerveld uit. “Ik heb in mijn werk te maken met de unit Gegevenslogistiek. Dat is een klein team dat zorgt voor het inlezen van gegevensleveringen vanuit bijvoorbeeld de loonaangifteketen en Kamer van Koophandel. Daarnaast monitort het team de verwerking en zorgt bij uitval dat gegevens opnieuw aangeboden worden. Door de jaren heen zien we echt een verschuiving van veel handmatig werk en uitval naar monitoren van gegevensinwinning nu.”

Gestroomlijnd proces

“De administratie van het pensioenfonds is volledig afhankelijk van de gegevens uit de loonaangifteketen”, zegt Lagerveld. “We krijgen de gegevens van werkgevers en van de betreffende werknemers – de deelnemers – rechtstreeks via de loonaangifteketen. Dat betekent dat wij de werkgever verder niet lastig hoeven te vallen met de vraag naar gegevens. Voor ons is het een gestroomlijnd proces. Maandelijks, zo rond de 8^e, halen we de gegevens op en verwerken die binnen een paar dagen. Dan kunnen we de vervolgstappen zetten, bijvoorbeeld de premie berekenen en die gaan innen bij de werkgever. En ook nieuwe deelnemers een startbrief sturen.”

De vraag of het belangrijk is dat de gegevens actueel en correct zijn, lijkt overbodig. “Die gegevens zijn door de jaren heen steeds actueler geworden en de kwaliteit is goed”, stelt Lagerveld. “De loonaangifteketen is leidend en in principe gaan we ervan uit dat wat we uit de loonaangifteketen krijgen, juist is. Met steekproefcontroles bewaken we dit.”

Gevolgen onjuiste gegevens

De gevolgen van het ontvangen van onjuiste gegevens zijn niet gering. Lagerveld: “Dan kunnen we niet de juiste premie berekenen en die ook niet opleggen bij de werkgever. En wat denk je als we in dat geval geen correcte pensioenopbouw bij de betreffende deelnemer kunnen registreren? Dan kan het gebeuren dat de deelnemer tekort wordt gedaan. Hij heeft dan wel premie betaald, maar wij hebben het niet goed geregistreerd. Dat belang is erg groot. Het begint natuurlijk bij de salarisadministratie van de werkgever. We gaan ervan uit dat die zijn werk goed doet en de loonaangifte juist en op tijd doet. Dan kan er eigenlijk niks misgaan. Is die werkgever wat lakser of hij vergeet zaken, dan hebben we als een van de afnemers van de keten daar last van.”

Veelvoorkomende fout

Lagerveld geeft een voorbeeld van een veelvoorkomende fout. “Datum einde dienstverband is een gegeven dat de werkgever nog wel eens vergeet in te voeren. Dat heeft tot gevolg dat wij die deelnemer geen eindbrief kunnen sturen en dat hij als actieve deelnemer nog in ons systeem blijft staan.”

Toename kwaliteit

“Maar zoals gezegd: de kwaliteit is flink toegenomen de laatste jaren, de foutmarge wordt steeds kleiner. Een belangrijk aspect daarbij is dat de werkgevers steeds vroeger aangifte doen. Ze hebben 2 maanden de tijd, maar we zien dat ze aan het eind van de betreffende maand al aangifte doen. Dat is voor ons wat betreft de actualiteit heel gunstig.

Als de werkgever bijvoorbeeld de verloning van augustus voor de 31e die maand doet, dan halen wij die gegevens de 8^e september op. In die maand kunnen we dan de nota met de premie naar de werkgever sturen. Dan zijn we heel actueel. Als hij veel verloond heeft in een maand – en het is erg druk geweest op de terrassen – dan ziet hij dat direct terug in de premie bij ons. En zo houden wij verbinding met zijn geldstroom, eigenlijk.

Als de salarisprofessional zijn werk goed doet, dan hebben veel afnemers van de gegevens daar profijt van. Dat geeft het belang aan van een correcte loonaangifte. En voor de werkgever zelf is het ook prettig, want de salarisprofessional die snel een goede en actuele aangifte loonheffingen doet, krijgt geen vragen. We zien ook dat hij zo veel makkelijker aansluit bij zijn boekhouding.”

Lagerveld legt het vervolg van het proces uit. “Wij leggen direct de premie op aan de hand van wat we binnenkrijgen. We kenden een paar jaar geleden nog een methode van voorschot en eindafrekening, zoals energieleveranciers doen. Daar zijn we vanaf gestapt, omdat we onder andere zagen dat de kwaliteit van de loonaangifte gewoon goed is. En dat de leveringen altijd netjes op tijd verwerkt kunnen worden. Nu berekenen we de premie direct en leggen die op. Actueler kan haast niet.”

Coronacrisis

“We zagen gedurende de coronacrisis minder dienstverbanden en het aantal deelnemers in de horecasector liep terug”, zegt Lagerveld. “Met name de kleine contractjes, de nuluren, zijn beëindigd. Er was ook een groep die gewoon in dienst bleef. Ik denk dat veel werkgevers gebruik hebben gemaakt van steunmaatregelen, zoals NOW. We zien dat de markt nu weer aantrekt en er is veel vraag naar medewerkers in de horeca en catering.”

Salarisprofessionals,

Bij de Belastingdienst Forum Salaris werken salarisprofessionals, de Belastingdienst en UWV samen werken aan de juistheid en volledigheid van de loonaangifte. Daar moet u toch tevreden naar kijken? “De steun die het forum de salarisprofessionals biedt, is heel belangrijk”, antwoordt Lagerveld. “Zo hoeft de salarisprofessional geen zoekende in de woestijn te zijn. Dat hebben wij ook gezien samen met de loonaangifteketen, met de Belastingdienst en UWV.

Elkaar helpen, dat geeft meer inzicht en maakt het werk eenvoudiger. Een van onze medewerkers volgt de gebeurtenissen bij de Belastingdienst op het forum op de voet en ik krijg de berichten ook. De vragen die gesteld worden, hebben eveneens onze interesse. Ik zou als salarisprofessional zeker gebruikmaken van het forum om vragen te stellen en dingen uit te zoeken. Als je met verschillende partijen uit de loonaangifteketen de samenwerking blijft zoeken, is dat belangrijk en waardevol.”

Tevreden

“Wij zitten er dicht tegenaan hoe ik het graag zou hebben. Kwalitatief goede gegevens én actueel. Dat komt door de salarisadministrateurs die goed en tijdig de loonaangifte doen. Daar hebben wij profijt van. Geen gedoe achteraf. Weinig medewerkers bij ons zijn betrokken bij de automatische verwerking. Dat kan, omdat we efficiënt werken en de gegevens goed zijn. We hebben zelden uitval, dat is prettig. Een salarisprofessional ziet dat niet terug, maar het betekent wel dat we de uitvoering tegen niet al te veel kosten kunnen doen. Dat komt de deelnemer ten goede. En het scheelt voor de werkgever en administrateur dat hij eigenlijk geen omkijken meer heeft naar zijn pensioenadministratie.”

Lagerveld tot slot: “Ook bij een nieuwe werkgever krijgen we de gegevens uit de loonaangifteketen. We nemen dan contact op met de werkgever met de melding dat hij is aangesloten bij het pensioenfonds. Hij hoeft geen lijsten met werknemers te sturen. Dat scheelt de salarisprofessional veel werk. We kunnen daardoor snel nieuwe werkgevers welkom heten en registreren. Ja, ik ben tevreden over ons geautomatiseerd proces.”

Gerelateerde berichten

“Eerder aanleveren draagt bij aan een maatschappelijk belang”