Handreiking gebruikelijk loon

Update 19 juli 2021

Voor wie geldt de gebruikelijkloonregeling? Hoe bepaalt u het gebruikelijk loon en in welke gevallen mag u het gebruikelijk loon lager vaststellen dan € 47.000? In deze handreiking vindt u antwoord op deze vragen.

 

De gebruikelijkloonregeling geldt voor een persoon die werkt voor een vennootschap of een coöperatie waarin hij of zijn fiscale partner een aanmerkelijk belang heeft.

Aanmerkelijk belang

Iemand is aandeelhouder met een aanmerkelijk belang als hij (eventueel met zijn fiscale partner):

• 5% of meer van de aandelen heeft in een vennootschap
• rechten heeft om voor 5% of meer aandelen in de vennootschap te kopen
• winstbewijzen heeft om 5% of meer van de jaarwinst – of van een uitkering bij liquidatie – van de vennootschap te krijgen
• voor 5% of meer stemrecht heeft in de algemene vergadering van een coöperatie of een vereniging op coöperatieve grondslag

Fiscale partner

De fiscale partner van de aanmerkelijkbelanghouder (ab-houder) is:

• de echtgenoot of geregistreerd partner
• degene met wie de aanmerkelijkbelanghouder op hetzelfde woonadres staat ingeschreven in de Basisregistratie Personen.

Als de laatste situatie van toepassing is, moeten de ab-houder en zijn partner ook voldoen aan één van de volgende voorwaarden:

• Ze hebben een notarieel samenlevingscontract. Beiden moeten meerderjarig zijn.
• Ze hebben samen een kind.
• Eén van hen heeft een kind dat de ander heeft erkend.
• Beiden zijn meerderjarig en een van hen heeft een minderjarig kind dat op hetzelfde adres staat ingeschreven. Als de ab-houder en zijn partner een zakelijke huurovereenkomst hebben, zijn ze in dit geval géén fiscaal partners.
• Ze staan als partners geregistreerd bij een pensioenfonds.
• Ze zijn beiden eigenaar van de woning die hun hoofdverblijf is.
• Ze waren in voorgaand jaar al fiscale partners.

Voldoen de ab-houder en zijn partner slechts een deel van het jaar aan de voorwaarden? Dan kunnen zij kiezen om het hele jaar fiscale partners te zijn. Staan zij het hele jaar samen in de Basisregistratie Personen ingeschreven? Dan kunnen zij niet kiezen: zij zijn dan het hele jaar fiscale partners.

Hoe bepaalt u de hoogte van het gebruikelijk loon?

Een ab-houder moet een loon ontvangen dat gebruikelijk is voor de werkzaamheden die hij verricht. De gebruikelijkloonregeling bepaalt hoe hoog het loon van de ab-houder minimaal moet zijn. Hieronder leest u hoe u dit beoordeelt. Een ab-houder moet een loon in aanmerking nemen dat het hoogste is van de volgende bedragen:

1. 75% van het loon uit de meest vergelijkbare dienstbetrekking
2. het loon van de meestverdienende werknemer van de vennootschap of van een verbonden vennootschap
3. een minimumbedrag, elk jaar opnieuw vastgesteld door het ministerie van Financiën. Voor 2021 is dit € 47.000. Voor 2020 was dit € 46.000. Voor 2017, 2018 en 2019 was het gebruikelijk loon € 45.000.

Let op!

In de volgende gevallen mag u het loon op een lager bedrag vaststellen:

• U maakt aannemelijk dat het loon uit de meest vergelijkbare dienstbetrekking lager is dan € 47.000. U stelt het loon dan vast op 100% van het loon uit de meest vergelijkbare dienstbetrekking.
• U maakt aannemelijk dat 75% van het loon uit de meest vergelijkbare dienstbetrekking lager is dan het loon van de meestverdienende werknemer of van een verbonden lichaam.

Vóór 2015 moest u onderzoeken wat het loon was van een werknemer met een soortgelijke dienstbetrekking. Een soortgelijke dienstbetrekking kan ontbreken maar een meest vergelijkbare dienstbetrekking bestaat altijd.

Deeltijd

Als een ab-houder in deeltijd werkt of als hij niet het hele jaar gewerkt heeft, mag u hier rekening mee houden bij het vaststellen van het loon. U moet dit wel aannemelijk kunnen maken.

Structureel verlies

Lijdt de onderneming zoveel verlies dat de continuïteit van de onderneming in gevaar is? Dan mag u het loon lager vaststellen dan het gebruikelijk loon.

Starters

U mag uitgaan van een lager loon als de bv het gebruikelijk loon door het opstarten van de onderneming niet kan betalen, bijvoorbeeld omdat de bv veel heeft geïnvesteerd of een lage cashflow heeft. Als uitgangspunt geldt dat het gebruikelijk loon niet lager is dan het wettelijk minimumloon dat past bij het aantal uren dat de ab-houder werkt.

U mag dit maximaal 3 jaar doen vanaf het moment dat de vennootschap of coöperatie inhoudingsplichtig wordt. U kort de periode van 3 jaar in als de onderneming als eenmanszaak begint en pas later wordt ingebracht in een bv of coöperatie.

De periode waarin de onderneming op naam of voor rekening van de ab-houder of een ander werd gedreven, moet u dan aftrekken van de 3 jaar.

Om aangemerkt te worden als een start-up moet u voldoen aan de volgende voorwaarden:

• De bv heeft in het kalenderjaar een S&O-verklaring.
• De bv heeft in het kalenderjaar recht op het verhoogde starterspercentage.
• De bv komt niet uit boven het ‘de-minimisplafond’ voor staatssteun van het Europese verdrag. Dat toont u aan met een ‘Verklaring de-minimissteun’. U vraagt deze verklaring aan op rvo.nl.

Pensioenopbouw

Een (tijdelijke) verlaging van het gebruikelijk loon heeft gevolgen voor de pensioenopbouw. Een dga bouwt namelijk alleen pensioen op over het loon dat hij daadwerkelijk genoten heeft.

Andere inkomsten

Ontvangt een ab-houder naast loon andere inkomsten zoals pensioen, lijfrente, levensloop of een WIA-uitkering? Hiermee houdt u geen rekening bij het vaststellen van het gebruikelijk loon. Ook niet als de werknemer deze uitkeringen uit de bv ontvangt.

Werken voor meerdere concernonderdelen

Is een ab-houder in dienst bij een management-bv en werkt hij vanuit deze bv voor andere concernonderdelen? Dan mag u het gebruikelijk loon bepalen op basis van alle werkzaamheden die de ab-houder voor het concern verricht. U hoeft het gebruikelijk loon niet per vennootschap vast te stellen.

Gebruikelijk loon € 5.000 of lager

Krijgt een ab-houder geen loon voor zijn werkzaamheden en is een loon dat gebruikelijk is voor zijn werkzaamheden niet hoger dan € 5.000? Dan hoeft u hierover geen loonheffingen in te houden. De grens van € 5.000 toetst u niet per bv, maar geldt voor alle werkzaamheden van de ab-houder.

Welke loonbestanddelen tellen mee?

Het begrip loon voor de gebruikelijkloonregeling is het loon voor de loonbelasting/volksverzekeringen (kolom 14 van de loonstaat). Dit is dus inclusief loon in natura, zoals de bijtelling voor privégebruik auto, en na toepassing van de wettelijke vrijstellingen, zoals de vrijstelling van pensioenpremie.

Onder loon vallen ook loonbestanddelen die zijn aangewezen als eindheffingsloon en onder de werkkostenregeling vallen. Deze loonbestanddelen moeten dan individualiseerbaar zijn. Een bonus die onder de vrije ruimte valt en een reiskostenvergoeding die onder de gerichte vrijstellingen valt, tellen bijvoorbeeld ook mee voor het gebruikelijk loon.

Fictief loon

Ontvangt een ab-houder een lager loon dan gebruikelijk voor zijn werk? Het verschil tussen het loon dat de ab-houder ontvangen heeft en wat gebruikelijk is, is fictief loon. Over het fictief loon berekent u loonheffingen. De werknemer is dus loonheffingen verschuldigd over loon dat hij niet ontvangen heeft.

Als een ab-houder helemaal geen loon ontvangt, moet u het gehele gebruikelijke loon als fictief loon behandelen. U geeft het fictief loon uiterlijk aan in de laatste aangifte van het kalenderjaar.

Afspraken over een gebruikelijk loon

Wilt u zekerheid over de hoogte van het gebruikelijk loon? Dien dan een verzoek om vooroverleg in bij de Belastingdienst. Het verzoek moet de volgende informatie bevatten:

• Basisgegevens van de aanvrager.
• De kwestie waarover u een standpunt vraagt.
• Alle relevante feiten en omstandigheden.
• De fiscale gevolgen van uw toekomstige handelingen.

Zie voor de regels waaraan het vooroverleg moet voldoen het Besluit Fiscaal Bestuursrecht, BLKB2016-19, paragraaf 3.

U kunt ook het standaardformulier ‘Verzoek vooroverleg’ gebruiken. Het standaardformulier helpt u om het verzoek om vooroverleg goed én volledig in te dienen, waardoor de Belastingdienst het sneller in behandeling kan nemen.

Handboek loonheffingen

Meer over de gebruikelijkloonregeling leest u in paragraaf 18.1 Handboek Loonheffingen.

Wetsartikel

Artikel 12a Wet LB

Gerelateerde berichten

• Lager gebruikelijk loon in 2020 en 2021
• Loon dga verlagen met terugwerkende kracht mag niet