Het verschil tussen ‘urgent’ en ‘belangrijk’

Zo gebruik je het verschil tussen ‘urgent’ en ‘belangrijk’ om echt efficiënter te werken

Alle goede voornemens ten spijt stapelt het werk zich op veel bureaus alweer op. Goed tijdmanagement is dan ook een van de grootste uitdagingen van de 21e eeuw. Wat is belangrijk en wat niet? Wat moet snel en wat kan wel even wachten? Daarbij kunnen we veel leren van een Amerikaanse president uit de vorige eeuw: oud-generaal Dwight D. Eisenhower.

Hij zei over de manier waarop hij beslissingen nam: “ Ik heb twee soorten problemen: urgente en belangrijke. Urgente problemen zijn zelden belangrijk en belangrijke problemen zelden urgent. ” Op basis van die uitspraak is de zogeheten Eisenhowermethode of Eisenhowermatrix ontwikkeld.

Daarin zijn vier categorieën te onderscheiden die je helpen te bepalen welke zaken prioriteit hebben:

1. Gelijk doen

Taken in deze categorie zijn belangrijk én urgent en je moet daar een groot deel van je dag aan besteden. Als je ze uitstelt kan dat hele vervelende gevolgen hebben. Denk bijvoorbeeld aan het beantwoorden van een dringende email, het afmaken van een belangrijk rapport en andere taken met een harde deadline.

2. Inplannen

Deze taken zijn belangrijk, maar niet urgent. Toch moet je ze wel agenderen en er tijd voor vrijmaken. Het gaat daarbij vaak om langere termijn doelen, zoals het afmaken van een boek, brainstormsessies voor toekomstige projecten en volgen van cursussen. Het voordeel van deze taken is dat je ze uit kan voeren op een moment dat het jou uitkomt, maar vergeet niet ze in te plannen en er ook reminders voor in te stellen.

3. Delegeren

Deze categorie is bedoeld voor taken die wel urgent zijn, maar niet belangrijk. Je kan ze daarom het beste uitbesteden aan een competente medewerker.

Denk bij dit soort taken aan het maken van posters of reclamefolders als grafisch ontwerp niet echt jouw ding is. Of het sturen van een goede notulist naar een zakenbijeenkomst waar je mogelijk wel profijt van kan hebben, maar geen uren de tijd voor hebt. Je kan dit soort taken wel zelf doen, maar alleen als je genoeg tijd hebt besteed aan de eerste twee categorieën.

4. Schrappen

Dit zijn taken die niet belangrijk zijn en ook niet urgent. Het gevaar bestaat dat er wel een groot deel van je dag aan op gaat. Denk daarbij aan het eindeloos door je inbox struinen, constant alle sociale media in de gaten houden of zelfs nutteloze spelletjes spelen op je telefoon. Schrap deze slechte gewoonten om meer tijd te maken voor talen die wél belangrijk en urgent zijn.

Door deze vier categorieën scherp in het oog te houden, kan je zowel in je werk als in je privéleven veel efficiënter met je tijd omgaan. Goed tijdmanagement betekent minder stress en een beter gevoel aan het eind van de dag. Als je nog geen goed voornemen had voor 2020, dan zou dat gebruikmaken van de Eisenhowermatrix kunnen zijn.

Bron:BI