Hoe legt u een schriftelijk arbeidscontract vast?

Bij een arbeidscontract voor onbepaalde tijd dat geen oproepcontract is, mag u de lage WW-premie betalen. Maar alléén als u dit arbeidscontract schriftelijk hebt vastgelegd en samen met uw werknemer hebt ondertekend.

Schriftelijk vastleggen is niet alleen op papier vastleggen.

Want ook op 1 van deze manieren voldoet u aan die eis:

• U bewaart het arbeidscontract digitaal. Daarbij zijn er 2 mogelijkheden:
  1. Het gaat om een schriftelijk contract dat is ondertekend en ingescand.
  2. Het gaat om een digitaal contract met een gekwalificeerde elektronische handtekening van u en uw werknemer. Wat dat is, leest u op rijksoverheid.nl bij Wat is een elektronische handtekening?.
• U hebt het arbeidscontract naar uw werknemer gemaild en die heeft u per e-mail geantwoord dat hij akkoord gaat met het arbeidscontract.
• U slaat het arbeidscontract op in uw HR-systeem.

Maak een aanvulling als u alleen een mondeling contract hebt of het schriftelijke contract kwijt bent

Deze aanvulling op het arbeidscontract moet aan 3 voorwaarden voldoen:

• U en uw werknemer hebben de aanvulling allebei ondertekend.
• Uit de aanvulling blijkt dat er sprake is van een arbeidscontract voor onbepaalde tijd dat geen oproepcontract is.
• U bewaart de aanvulling bij uw loonadministratie.

Is een schriftelijk arbeidscontract voor bepaalde tijd overgegaan in een contract voor onbepaalde tijd? Dan moet u het arbeidscontract aanpassen of een aanvulling erop maken.

U hebt tot 1 juli 2020 de tijd om uw arbeidscontracten schriftelijk vast te leggen

Maar dat geldt alléén voor werknemers die op 31 december 2019 al bij u in dienst waren. Voor deze werknemers mag u vanaf 1 januari de lage WW-premie betalen. In de aangifte geeft u aan dat u het arbeidscontract schriftelijk hebt vastgelegd, ook al bent u daar nog mee bezig.

Hebt u het arbeidscontract op 1 juli 2020 nog niet schriftelijk vastgelegd? Dan moet u alsnog met terugwerkende kracht tot 1 januari 2020 de hoge WW-premie betalen. U herziet de premie dan niet, maar geeft in de correcties aan dat u het arbeidscontract niet schriftelijk hebt vastgelegd.

Hebt u op 1 januari 2020 of daarna een werknemer in dienst genomen? Dan moet u het arbeidscontract meteen schriftelijk vastleggen.