Nabetalingen in de aangifte loonheffingen

Aangiftetijdvak loon – ‘loon-in-systematiek’

Nabetalingen geeft u aan in het tijdvak waarin de werknemer het loon geniet. Onder voorwaarden mag u de nabetaling aangeven in het aangiftetijdvak waarop deze betrekking heeft.

Handreiking

In deze handreiking vindt u meer informatie en praktische voorbeelden.

Nabetalingen zijn betalingen die u doet in een later tijdvak dan waar het loon betrekking op heeft. Bijvoorbeeld door een nieuwe cao, achteraf toegekende pensioenen of individuele loonsverhogingen.

Als u nabetalingen doet, moet u dat loon volgens de hoofdregel aangeven in het tijdvak waarin de  werknemer het loon geniet. Dit is de loon-in-systematiek.

U mag ook de loon-over-systematiek gebruiken. Dan geeft u die nabetaling aan in het tijdvak waarop de nabetaling betrekking heeft. Hiervoor gelden voorwaarden.

Loon-over-systematiek

Als u de loon-over-systematiek toepast, wordt het loon geacht te zijn genoten in het loontijdvak waarop het loon betrekking heeft.

U mag de loon-over-systematiek gebruiken als u voldoet aan de volgende voorwaarden:

• De nabetaling heeft betrekking op een eerder tijdvak in hetzelfde kalenderjaar.
• Het was voor u ook in voorgaande jaren gebruikelijk om nabetalingen aan te geven in het tijdvak waarop deze betrekking hebben.
• U verwerkt alle nabetalingen in het kalenderjaar voor al uw werknemers op dezelfde manier, namelijk in het tijdvak waarop deze betrekking hebben.
• Als u een nabetaling verwerkt in een tijdvak waarvoor u al aangifte hebt gedaan, corrigeert u deze aangifte. U verzendt de correctie tegelijk met de aangifte over het tijdvak waarin u de nabetaling doet

Nabetaling over vorige kalenderjaren

Als de nabetaling betrekking heeft op een tijdvak van het vorige kalenderjaar of eerder, moet u die betaling altijd volgens de hoofdregel behandelen als loon van het tijdvak waarin u het loon uitbetaalt (de loon-in-systematiek). Ook als u de loon-over-systematiek toepast.

Uitzondering

Als het in uw bedrijf gebruikelijk is dat u in januari loon uitbetaalt over loontijdvakken van het vorige jaar, mag u afwijken van de hoofdregel en dat loon nog in de laatste aangifte van het vorige jaar aangeven. Daarbij gaat het bijvoorbeeld om ‘gewoon’ loon van december, om overwerkloon of om kostenvergoedingen die door nacalculatie alsnog loon zijn.

Witte of groene tabel

Is de nabetaling loon uit tegenwoordige dienstbetrekking, dan gebruikt u de witte tabel. De witte tabel geldt bijvoorbeeld voor nabetalingen van het periodieke loon, de vakantiebijslag, de vakantietoeslag, de 13e maand, gratificaties en tantièmes.

Als de nabetaling loon uit vroegere dienstbetrekking is, gebruikt u de groene tabel. Loon uit vroegere dienstbetrekking ziet op inkomsten die worden genoten doordat in het verleden sprake is geweest van een arbeidsovereenkomst. Het is geen vergoeding voor het werk zelf, maar iets wat de werknemer krijgt omdat hij vroeger heeft gewerkt.

Voorbeelden zijn;

• ontslag-,
• beëindigingsvergoedingen,
• pensioen-,
• prepensioen-,
• vroegpensioenuitkeringen.

Tijdvaktabel of tabel bijzondere beloningen

Voor nabetalingen van tijdvakloon (vertraagd uitbetaald tijdvakloon) mag u de tabellen voor bijzondere beloningen of tijdvaktabellen gebruiken. Dit geldt voor regulier loon, maar ook voor overwerkloon, provisies of cao-loonsverhogingen met terugwerkende kracht.

Uitzondering

U moet de tijdvaktabel toepassen als:

• de nabetaling betrekking heeft op een achteraf vastgesteld tijdvakloon of een achteraf vastgestelde uitkering die u in 1 keer uitbetaalt, èn
• u hebt de werknemer of de uitkeringsgerechtigde over de nabetalingsperiode niet eerder een tijdvakloon betaald.

Het gaat bijvoorbeeld om de volgende situaties:

–      De werknemer ontvangt geen loon meer. Na verloop van tijd betaalt u het niet- betaalde loon toch nog uit. –      U kent een uitkeringsgerechtigde met terugwerkende kracht een pensioen toe.

U berekent dan de loonbelasting/premie volksverzekeringen (LB/PVV) als volgt:

1. Herleid het bedrag tot een (gemiddeld) tijdvakloon.
2. Gebruik de loonbelastingtabel die op dat moment geldt. U mag voor deze nabetalingen niet de tabel voor bijzondere beloningen gebruiken.
3. Vermenigvuldig het bedrag in de tabel met het aantal loontijdvakken waarop de betaling betrekking heeft.

Nabetalingen en werknemersverzekeringen

Doet u nabetalingen aan een ex-werknemer? Dan bent u mogelijk hierover premies werknemersverzekeringen verschuldigd.

U moet premies werknemersverzekeringen betalen als aan de volgende voorwaarden is voldaan:

• De nabetaling is loon uit tegenwoordige dienstbetrekking.
• Door voortschrijdend cumulatief rekenen (VCR) neemt het cumulatieve premieloon toe. De nabetalingen neemt u op in de aangifte over het tijdvak waarin u de betaling doet.

Nummer inkomstenverhouding

Als u een nabetaling doet voor een inkomstenverhouding nadat deze is beëindigd, mag u geen nieuw nummer inkomstenverhouding gebruiken. U moet het oorspronkelijke nummer gebruiken voor de nabetaling.

Hebt u voor een werknemer de rubriek Datum einde inkomstenverhouding gevuld en moet u nog aangifte doen of een correctie verzenden? Bijvoorbeeld als u na einde dienstbetrekking nog een nabetaling doet. Dan doet u het volgende:

In het tijdvak waarin u de nabetaling opneemt, vermeldt u in de rubriek Datum aanvang inkomstenverhouding de historische aanvangsdatum van de inkomstenverhouding. In de rubriek Datum einde inkomstenverhouding vermeldt u de einddatum van de inkomstenverhouding die u eerder had aangegeven.

Voorbeeld nabetaling

Een werknemer ontvangt € 2.000 loon per maand. U ontslaat hem en betaalt hem per oktober 2020 geen regulier loon meer uit. In een ontslagprocedure bepaalt de rechter dat het ontslag onterecht was. U hervat per april 2021 de reguliere loonbetalingen en u betaalt de werknemer in april 2021 in 1 keer 6 maandlonen uit (totaal € 12.000). Er zijn geen andere inkomsten. De werknemer is verzekerd voor de werknemersverzekeringen en voor de Zvw.

Loon-in-systematiek

U gebruikt de witte maandtabel die in april 2021 geldt voor elk nabetaald maandloon van € 2.000. Dit bedrag vermenigvuldigt u daarna met 6. Het hele loon (€ 12.000) en de totale LB/PVV geeft u, samen met het reguliere loon over april, aan in de aangifte over april.

Loon-over-systematiek

U rekent aan januari, februari en maart 2021 per maand € 2.000 loon toe en verwerkt dat in die maanden in de salarisadministratie. U gebruikt voor de LB/PVV de witte maandtabel die in januari, februari en maart 2021 geldt.

Voor de overige 3 nabetalingen van € 2.000, die betrekking hebben op 2020, gebruikt u de witte maandtabel die in april 2021 geldt. U vermenigvuldigt het bedrag uit de tabel dat hoort bij € 2.000 met 3.

De lonen die u aan januari, februari en maart 2021 hebt toegerekend, neemt u op in de aangifte over die tijdvakken of u verzendt daarvoor een correctie. Het loon over de 3 tijdvakken van 2020 en de bijbehorende LB/PVV geeft u, samen met het reguliere loon over april, aan in de aangifte over april 2021.

Werknemersverzekeringen en inkomensafhankelijke bijdrage Zvw

De premies werknemersverzekeringen en de inkomensafhankelijke bijdrage Zvw berekent u door middel van VCR.

U bepaalt eerst de hoogte van het loon dat betrekking heeft op tijdvakken van 2021. In dit voorbeeld is dat € 8.000 (januari tot en met maart voor de nabetaling en april voor het reguliere loon, iedere maand € 2.000).

De overige € 6.000, die betrekking heeft op tijdvakken van vóór 2021, hoort ook tot het loon voor de werknemersverzekeringen en het bijdrageloon van april 2021.

Loon-in

Bij de loon-in-systematiek houdt u in april rekening met 4 loontijdvakken voor het berekenen van het maximumpremieloon en het maximumbijdrageloon.

Het totale loon voor de werknemersverzekeringen, het berekende totale premieloon, het totale bijdrageloon en bijbehorende premies en bijdrage Zvw  neemt u op in de aangifte over april.

Loon-over

Bij de loon-over-systematiek rekent u het loon van januari, februari en maart 2021 toe aan die loontijdvakken, de rest van de nabetaling plus het reguliere loon over april (totaal € 8.000) is loon van april.

Voor elk loontijdvak berekent u op gebruikelijke wijze het maximumpremie- en bijdrageloon.

Let op!

In april is het premie- en bijdrageloon meer dan het maximum dat voor dat tijdvak geldt. Door VCR kan in de loontijdvakken ná april een zogenoemd inhaaleffect optreden. Hierdoor moet u in die maanden meer dan gebruikelijk aan premies werknemersverzekeringen of werkgeversheffing Zvw betalen of bijdrage Zvw inhouden.

Nabetaling vakantiegeld

De werknemer is op 31 december uit dienst gegaan en ontvangt in februari van het jaar daarop een nabetaling van het vakantiegeld. Verder geniet hij geen loon van zijn ex-werkgever.

De vakantiebijslag die deze werknemer krijgt is loon uit tegenwoordige dienstbetrekking. U gebruikt de witte tabel voor bijzondere beloningen. De bijzondere beloning is loon voor alle heffingen. De betaling van de vakantiebijslag in februari betekent niet dat in februari een loontijdvak ontstaat. In het huidige kalenderjaar zit dus geen loontijdvak. U hoeft daarom geen premies werknemersverzekeringen en inkomensafhankelijke bijdrage Zvw over de vakantiebijslag af te dragen. Wel moet u LB/PVV inhouden en betalen.

Gevolgen voor (jeugd) lage-inkomensvoordeel

Nabetalingen die u doet na afloop van de dienstbetrekking tellen niet mee bij de bepaling van het jaarloon voor het lage-inkomensvoordeel (LIV) en het jeugd lage-inkomensvoordeel (jeugd-LIV)

Meer informatie

Handboek Loonheffingen 2022: Hoofdstuk 5 en 6 (VCR) Paragraaf 9.2  (loon-in) Paragraaf 9.2.1 (loon over) Paragraaf 9.3.5 (nabetaling) Paragraaf 27.2.1 en 27.3.1 (LIV en jeugd-LIV)

Gegevensspecificaties aangifte loonheffingen 2022: Paragraaf 5.1 (nummer inkomstenverhouding)

Wetsartikel

Artikel 13a Wet loonbelasting