Onjuiste combinatie BSN en geboortedatum in loonaangifte

Een veelgemaakte fout bij het invullen van de loonaangifte is het gebruik van een onjuiste combinatie van burgerservicenummer (BSN) en geboortedatum van een werknemer. De Belastingdienst stuurt de werkgever een foutenrapport als deze onjuiste combinatie geconstateerd wordt.

Deze handreiking helpt u om de juiste gegevens te gebruiken en eventuele fouten op de juiste manier te corrigeren.

BSN

Het BSN vindt u op het identiteitsbewijs van de werknemer. Als de werknemer in dienst komt is hij verplicht een geldig identiteitsbewijs te overleggen. Onder een identiteitsbewijs wordt verstaan een paspoort, identiteitskaart of een Nederlands verblijfsdocument.

Geboortedatum

U neemt de geboortedatum over van het identiteitsbewijs. Gebruik de Nederlandse datumnotatie: dag-maand-jaar.

Als op het identiteitsbewijs geen geboortedag staat, neemt u als geboortedag de 16e. Als naast de geboortedag ook de maand niet bekend is, neemt u als geboortedatum 1 juli. Is ook het geboortejaar niet bekend, neemt u als geboortedatum 1 juli van het geschatte geboortejaar.

Corrigeren van het BSN

Bij een onjuist opgegeven BSN moet u 2 handelingen verrichten. Deze handelingen verricht u in deze volgorde:

• U trekt de inkomstenverhouding met het onjuiste BSN in. Hierdoor wordt deze inkomstenverhouding verwijderd uit de Polisadministratie UWV. Meer informatie over hoe u kunt intrekken, leest u in een eerder gepubliceerde handreiking.
• U geeft de werknemer alsnog op in een nieuwe inkomstenverhouding met het juiste BSN. Beide opgaven kunt u samen aanleveren in 1 correctiebericht.

Corrigeren van de geboortedatum

Bij een onjuist opgegeven geboortedatum corrigeert u die datum door de inkomstenverhouding in een correctiebericht opnieuw aan te leveren, maar dan met de juiste geboortedatum.

Let op!

Hebt u de fout in het BSN of de geboortedatum gemaakt in meer aangiften? Corrigeer dan alle eerdere onjuiste aangiften.

Juiste gegevens gebruikt

Heeft u een foutenrapport ontvangen, maar heeft u de gegevens gebruikt die op het identiteitsbewijs staan? Stuur dan uw reactie met een duidelijke kopie van het identiteitsbewijs naar Postbus 910, 7301 BD Apeldoorn onder vermelding van het kenmerk in het rapport.

In de brochure

Toelichting fouten werknemersgegevens bij de aangifte loonheffingen vindt u meer informatie over fouten in de werknemersgegevens en hoe u deze kunt herstellen.

Softwareleverancier

Wilt u weten hoe u een inkomstenverhouding met uw softwarepakket intrekt of hoe u een correctiebericht indient? Neem dan contact op met uw softwareleverancier.

Gerelateerd:

• Correctie loonaangiften niet altijd via nieuwe aangifte
• DGA Loon na loonaangifte
• Aanvulling op de uitkering en de aangifte loonheffing