Van salarispakket of loonadministrateur wisselen

Als een werkgever overstapt naar een andere salarisverwerker betekent dit vaak een wisseling van salarispakket. In deze handreiking leest u waar u op moet letten.

Het is belangrijk om een wisseling van salarispakket en een wisseling van loonadministrateur/fiscaal dienstverlener (hierna: pakketwissel) goed voor te bereiden. In het bijzonder is aandacht nodig voor:

• de bewaarplicht
• het kunnen corrigeren over oude jaren
• het overnemen van het Nummer inkomstenverhouding (NumIv), inclusief oorspronkelijke aanvangsdatum inkomstenverhouding
• het continueren van voortschrijdend cumulatief rekenen (VCR)

Het is de ervaring van de Belastingdienst dat na een pakketwissel rondom deze thema’s problemen kunnen ontstaan.

Bewaarplicht

De inhoudingsplichtige moet alle gegevens uit de administratie – die belangrijk zijn voor de belastingheffing – bewaren. Dit geldt dus ook voor de fysieke en digitale loonadministratie. Deze fiscale bewaarplicht geldt voor een periode van 7 jaar (zie paragraaf 3.5 van het Handboek Loonheffingen).

Voor sommige gegevens van de loonadministratie geldt een afwijkende bewaartermijn. De volgende gegevens moet inhoudingsplichtige tenminste 5 kalenderjaren na het einde van de dienstbetrekking bewaren:

• loonbelastingverklaringen of formulieren met gegevens voor de loonheffingen
• kopieën van identiteitsbewijzen
• kopieën van beschikkingen of verklaringen die u van uw werknemers hebt gekregen

Bij een eventuele belastingcontrole moeten gegevens binnen redelijke termijn toegankelijk en controleerbaar zijn.

Ook wanneer een inhoudingsplichtige (een deel van) de administratie door bijvoorbeeld een salarisprofessional laat verzorgen, vallen de gegevens onder de bewaarplicht.

Corrigeren oude jaren

De inhoudingsplichtige is verplicht te corrigeren als hij, de salarisprofessional of een inspecteur een fout ontdekt. Hiervoor geldt een termijn van 5 kalenderjaren na afloop van het belastingjaar waarop de loonaangifte betrekking heeft.

U moet aangiften kunnen corrigeren die met het vorige pakket zijn gedaan. Vaak kan dit niet met het nieuwe pakket. Maak zo nodig afspraken met de leverancier van het oude pakket, zodat u met het vorige pakket of met behulp van de pakketleverancier nog 5 jaar lang correctieberichten kunt verzenden (zie hoofdstuk 16 van het Handboek Loonheffingen).

Inkomstenverhouding

In de aangifte loonheffingen vermeldt u gegevens van werknemers en uitkeringsgerechtigden in zogenoemde inkomstenverhoudingen. In de meeste gevallen is de inkomstenverhouding gelijk aan de dienstbetrekking (zie paragraaf 3.4 van het Handboek Loonheffingen). Aan elke inkomstenverhouding moet u een nummer toekennen, het NumIv.

Hebt u voor een inkomstenverhouding in het oude pakket eenmaal een bepaald nummer gekozen? Gebruik dat nummer – ook na pakketwissel – in alle volgende aangiften voor die inkomstenverhouding. Een pakketwissel is geen reden om het nummer inkomstenverhouding te wijzigen. Zo voorkomt u dat in de polisadministratie bij UWV een andere dienstbetrekking lijkt te ontstaan.

Ook moet u de oorspronkelijke aanvangsdatum van de inkomstenverhouding overnemen. Een pakketwissel leidt dus niet tot een nieuwe ’Datum aanvang inkomstenverhouding’.

Vraag uw oude pakketleverancier hoe u de gegevens (‘NumIv’ en ‘Datum aanvang inkomstenverhouding’) kunt vinden in het oude pakket en hoe u die kunt kopiëren naar het nieuwe pakket.

Voortschrijdend cumulatief rekenen (VCR)

Als u per 1 januari van salarispakket wisselt, ontstaan er geen problemen met VCR.

Als u in de loop van het jaar van pakket wisselt, kan dit leiden tot een probleem met de toepassing van VCR. De premies werknemersverzekeringen en bijdrage Zorgverzekeringswet berekent u namelijk volgens de VCR-systematiek. Daarbij hebt u de cumulatieven van de voorliggende loontijdvakken van hetzelfde kalenderjaar nodig: het cumulatief SV-loon, het eerder in aanmerking genomen cumulatief premie- en bijdrageloon en het cumulatief maximumpremie- en bijdrageloon.

Om de cumulatieven in het nieuwe pakket te krijgen, worden in de praktijk vaak de aangiften loonheffingen over voorliggende tijdvakken opnieuw ingediend met het nieuwe pakket. Dit is formeel niet toegestaan en leidt vaak tot ongewenste financiële effecten (naheffingen of teruggaven). Een pakketwissel per 1 januari voorkomt dit VCR-probleem.

Als u toch op een ander moment dan 1 januari van pakket wisselt, is het raadzaam vooraf contact op te nemen met de inspecteur van het Belastingkantoor van de werkgever. Deze kan dan maatregelen treffen om de eventuele ongewenste gevolgen te beperken.

Voorbeeld pakketwissel per 1 juni

Een werkgever stapt per 1 juni over naar een ander salarispakket. Met het vorige salarispakket zijn aangiften ingediend van januari tot en met mei. De salarisprofessional voert alle gegevens vanaf 1 januari opnieuw in. Het pakket verzendt vervolgens nieuwe aangiften over januari tot en met mei om de cumulatieven in het nieuwe pakket te krijgen.

Als u al eerder aangifte hebt gedaan, mag u na afloop van het tijdvak niet nogmaals een aangifte indienen. De Belastingdienst verwerkt de nieuwe aangiften als losse correcties. De bedragen van de correcties kunnen iets afwijken van de oorspronkelijke aangiften. De werkgever ontvangt dan 5 teruggaafbeschikkingen of naheffingsaanslagen van de Belastingdienst. Dit kan vragen oproepen bij de werkgever.

Als u eerst contact opneemt met de Belastingdienst, kan de Belastingdienst alle losse correcties in 1 keer behandelen. De werkgever ontvangt dan meestal nog maar 1 teruggaaf of naheffingsaanslag.

Wisseling van salarisprofessional

Het is van belang dat de inhoudingsplichtige en de oude en nieuwe salarisprofessional duidelijke afspraken maken over het moment van beëindiging en start van de dienstverlening. Hiermee voorkomen zij dat loonaangiften dubbel worden ingediend of onjuiste gegevens worden aangeleverd.

Dit is een gezamenlijk bericht van het forum salarisverwerkers Belastingdienst en team OSWO van de Belastingdienst in samenwerking met de Vereniging van Nederlandse Salaris administrateurs (VNSa).

Meer informatie

Toelichting loonberekening VCR vanaf 2020
Uw geautomatiseerde administratie en de fiscale bewaarplicht