Vergoeding werkelijke ET-kosten en tijdelijk verblijf

Hoe lang geldt de gerichte vrijstelling voor de vergoeding van extraterritoriale kosten (ET-kosten) als u geen gebruikmaakt van de 30%-regeling? In deze handreiking vindt u antwoorden op 4 veelgestelde vragen en 5 praktische voorbeelden.

Werknemers, die tijdelijk naar het buitenland of naar Nederland worden uitgezonden, mag u een vergoeding geven voor extra kosten van het tijdelijke verblijf buiten het land van herkomst. Voor het vergoeden van die kosten kunt u kiezen: vergoeden van de werkelijke ET-kosten of, onder voorwaarden, het toepassen van de 30%-regeling. Hiervoor geldt een gerichte vrijstelling.

In deze handreiking vindt u informatie over het tijdelijk verblijf voor situaties waarin u de werkelijk gemaakte ET-kosten vergoedt.

Werkelijke ET-kosten vergoeden

In onderstaande vragen en antwoorden leest u hoe lang u de ET-kosten mag vergoeden in verschillende situaties.

1. Hoe lang kan de werkgever de ET-kosten gericht vrijgesteld vergoeden aan zijn werknemers?
   • De werkgever kan voor de duur van maximaal 5 jaar de werkelijke ET-kosten gericht vrijgesteld vergoeden aan zijn werknemers.
2. Kan een seizoenarbeider iedere keer dat hij op basis van zijn dienstbetrekking tijdelijk in Nederland verblijft, de ET-kosten gericht vrijgesteld vergoed krijgen?
   • Ja, voor seizoenarbeiders is elk jaar opnieuw sprake van een op zichzelf staand en tijdelijk verblijf. Daarbij is deze vijf jaartermijn niet van belang. De werkgever kan gedurende het tijdelijke verblijf de werkelijke ET-kosten gericht vrijgesteld vergoeden.
3. Kan de werkgever de ET-kosten gericht vrijgesteld vergoeden aan de werknemer die zich permanent in Nederland vestigt?
   • Ja, de werkgever kan ook aan de werknemer die zich permanent in Nederland vestigt, de werkelijke ET-kosten gericht vrijgesteld vergoeden. Dit geldt voor de duur van maximaal 5 jaar.
4. Hoe lang kan de werkgever de ET-kosten gericht vrijgesteld vergoeden aan een buitenlandse werknemer die besluit om niet in Nederland, maar tijdelijk in België te verblijven?
   • Ook de werknemer die op basis van zijn dienstbetrekking in Nederland besluit om niet tijdelijk in Nederland maar in België te verblijven, wordt geconfronteerd met ET-kosten. De werkgever kan de werkelijke ET-kosten maximaal 5 jaar gericht vrijgesteld vergoeden aan de werknemer.

Voorbeelden

Hieronder vindt u 5 praktische voorbeelden.

Voorbeeld 1

Een werknemer uit het buitenland komt in dienst bij een Nederlandse werkgever voor een periode van 3 jaar. Vervolgens komt hij in dienst bij een andere Nederlandse werkgever voor een periode van 6 jaar. De werknemer blijft in het buitenland wonen. De werkgevers passen de 30%-regeling niet toe. De verblijven in Nederland staan op zichzelf.
De 1e werkgever kan de werkelijke ET-kosten gericht vrijgesteld vergoeden voor de periode van 3 jaar. Voor de 2e werkgever is dit maximaal 5 jaar.

Voorbeeld 2

Een werknemer uit het buitenland komt in dienst bij een Nederlandse werkgever. Hij werkt en verblijft 3 jaar in Groningen en vervolgens op verzoek van deze werkgever 2 jaar in Brussel. Daarna werkt hij voor dezelfde werkgever 4 jaar in Maastricht. De werknemer blijft in het buitenland wonen. De werkgever past de 30%-regeling niet toe.
De werkgever kan de werkelijke ET-kosten maximaal 5 jaar gericht vrijgesteld vergoeden.

Voorbeeld 3

Een werknemer woont in het buitenland. Hij werkt ieder voorjaar 4 maanden voor dezelfde Nederlandse werkgever. De werkgever past de 30%-regeling niet toe. De jaarlijkse verblijven in Nederland staan op zichzelf.
De werkgever kan de werkelijke ET-kosten ieder jaar gericht vrijgesteld vergoeden. Het maximum van 5 jaar geldt niet.

Voorbeeld 4

Een werknemer woont in het buitenland. Hij werkt ieder jaar 11 maanden voor dezelfde Nederlandse werkgever op dezelfde locatie. De werkgever past de 30%-regeling niet toe.
De jaarlijkse verblijven in Nederland staan niet op zichzelf. De werkgever kan de werkelijke ET-kosten voor een periode van maximaal 5 jaar gericht vrijgesteld vergoeden.

Voorbeeld 5

Een werknemer uit het buitenland komt in dienst bij een Nederlandse werkgever. Hij werkt en verblijft 2 jaar in Eindhoven en vervolgens 2 jaar in Parijs. Daarna neemt hij ontslag. Na 1 jaar komt hij opnieuw in dienst bij dezelfde werkgever en gaat werken in Amsterdam. De werknemer blijft in het buitenland wonen. De werkgever past de 30%-regeling niet toe.
De werkgever mag voor de 1e dienstbetrekking de werkelijk gemaakte ET-kosten maximaal 4 jaar gericht vrijgesteld vergoeden. Voor de 2e dienstbetrekking geldt de gerichte vrijstelling opnieuw voor maximaal 5 jaar.

Loonadministratie

Vergoedt u de werkelijke ET-kosten, dan moet u deze – in redelijkheid gemaakte – kosten aannemelijk maken. U houdt dan de kosten en de vergoeding per werknemer bij in uw loonadministratie.

Geen gerichte vrijstelling

Is de gerichte vrijstelling niet meer van toepassing, dan mag u de vergoeding wel aanwijzen als eindheffingsloon. Deze komt ten laste van de vrije ruimte. Daarboven betaalt u 80% eindheffing.
Gebruikt u de 30%-regeling en geeft u daarnaast nog een vergoeding voor werkelijke ET-kosten? Dan geldt voor deze vergoeding geen gerichte vrijstelling. Ook hier geldt dat u de vergoeding mag aanwijzen als eindheffingsloon.

Meer informatie

Handboek Loonheffingen:

Wetsartikelen

• artikel 31a, lid 2, onderdeel e Wet loonbelasting
• artikel 31, lid 1, letter f en g Wet loonbelasting