Verklaring geen privégebruik auto later in kalenderjaar

Wat zijn de gevolgen voor de bijtelling als een werknemer een auto van de zaak ter beschikking krijgt en pas op een later moment de ‘Verklaring geen privégebruik auto ’ overlegt? In deze handreiking leest u hoe u dit moet verwerken in de aangifte loonheffingen en vindt u een praktisch voorbeeld.

Handreiking

U mag de bijtelling privégebruik auto achterwege laten als de werknemer op kalenderjaarbasis maximaal 500 kilometer privé rijdt. Dat geldt in de volgende situaties:

• De werkgever beschikt over een sluitende rittenregistratie waaruit blijkt dat de werknemer niet meer dan 500 privékilometers rijdt.
• De werkgever kan met een ander soort bewijs – volgens de zogenoemde vrije bewijsleer – aantonen dat de werknemer niet meer dan 500 privékilometers rijdt.
• U hebt een kopie van de ‘Verklaring geen privégebruik auto’ van de werknemer

Verklaring geen privégebruik auto

Als de werknemer een ‘Verklaring geen privégebruik auto’ overlegt, verschuift de bewijslast naar de werknemer. Op verzoek van de Belastingdienst moet hij in of na afloop van een kalenderjaar overtuigend kunnen bewijzen dat hij maximaal 500 kilometer per kalenderjaar privé rijdt of heeft gereden.

Tot het moment dat u de ‘Verklaring geen privégebruik auto’ ontvangt, moet u per maand vaststellen of de werknemer, omgerekend naar een kalenderjaar, meer dan 500 kilometer privé zou rijden met de auto van de zaak.

Na ontvangst van de verklaring mag u de bijtelling achterwege laten met ingang van het 1e loontijdvak waarover u het loon nog moet berekenen.

Let op!

U mag geen rekening houden met de verklaring als u weet dat de werknemer op kalenderjaarbasis meer dan 500 kilometer privé rijdt met een ter beschikking gestelde auto.

Voorbeeld

Een werknemer krijgt op 1 maart een auto van de zaak ter beschikking. Hij wil geen bijtelling en gaat een sluitende rittenregistratie bijhouden. Ook spreekt hij af dat hij een ‘Verklaring geen privégebruik auto ’ gaat aanvragen.

Totdat u deze verklaring hebt ontvangen moet u per loontijdvak beoordelen of de bijtelling van toepassing is. Als de werknemer omgerekend naar een kalenderjaar meer dan 500 kilometer privé rijdt, moet u de bijtelling toepassen.

De werknemer heeft de auto 10 maanden ter beschikking. Op jaarbasis mag de werknemer niet meer dan 416 privékilometer rijden als hij geen bijtelling wil. Dit berekent u als volgt: 10/12 x 500 = 416 kilometer.

In maart heeft de werknemer nog geen ‘Verklaring geen privégebruik auto ’ overlegd en heeft volgens de rittenregistratie in die maand 65 kilometer privé gereden. Op kalenderjaarbasis is dit 10 x 65 = 650 kilometer. Omdat dit meer is dan 500 kilometer moet u bijtellen.

In april is er nog steeds geen verklaring. In die maand rijdt de werknemer 55 kilometer privé. Over 2 maanden heeft hij in totaal 120 privékilometers gereden met de auto. Dit is gemiddeld 60 kilometer per maand, dus omgerekend naar een kalenderjaar is dit 600 kilometer. Dit is meer dan 416, dus u moet de bijtelling toepassen.

Op 3 mei heeft de werknemer een kopie van de Verklaring geen privégebruik auto aan u overhandigd. Eind mei, als u het loon over mei moet vaststellen, hebt u geen rittenregistratie over die maand ontvangen.

Wanneer stoppen met de bijtelling?

Eind mei moet u het loon vaststellen, maar u hebt nog geen rittenregistratie over die maand. Wel hebt u een verklaring ontvangen van de werknemer.

Na ontvangst van de ‘Verklaring geen privégebruik auto’ hoeft u de bijtelling niet toe te passen met ingang van het 1e loontijdvak waarover het loon nog niet is berekend. Op basis van de verklaring mag u de bijtelling achterwege laten, tenzij u weet dat de werknemer op jaarbasis meer dan 416 kilometer zou rijden.

In deze situatie weet u bij het vaststellen van het loon niet hoeveel privékilometer de werknemer in mei heeft gereden. Op dat moment mag u de bijtelling bepalen op wat u wel weet. In maart en april zijn in totaal 120 kilometer gereden.

Over 3 maanden berekent u dit als volgt 120/3 = 40 kilometer per maand. Op kalenderjaarbasis is dit 400, dus minder dan 416 kilometer. U mag de bijtelling achterwege laten.

Voorgaande tijdvakken corrigeren

U mag alleen corrigeren als de betreffende loonaangiften onjuist of onvolledig waren. Dit is hier niet het geval. Over maart en april is er terecht bijgeteld. Er is geen sprake van een onjuiste of onvolledige loonaangifte. Daarom mag u die aangiftetijdvakken niet corrigeren. Vrijwillige correctie werkgever Als de werknemer u aan het einde van het jaar informeert over de onterechte bijtelling mag u de eerder gedane aangiften loonheffingen vrijwillig corrigeren.

Let op!

Alleen de mededeling van de werknemer is niet voldoende. Op het moment dat u kiest voor een vrijwillige verbetering, moet u kunnen bewijzen dat er op kalenderjaarbasis niet meer dan 500 kilometer privé is gereden.

Onterecht bijtelling toegepast

Als de werkgever de aangifte niet vrijwillig corrigeert, heeft de werknemer de volgende mogelijkheden:

• Hij kan bezwaar maken tegen de ingehouden loonheffingen over dat jaar. Dit bezwaar dient hij in bij de inspecteur van de werkgever.
• Hij kan een lager loon aangeven in zijn aangifte inkomstenbelasting door het loon te verminderen met de bijtelling privégebruik auto. Dit vermindert het bedrag aan te betalen inkomstenbelasting en leidt tot een teruggaaf van het teveel ingehouden bedrag.

Let op!

De werknemer moet kunnen aantonen dat hij niet meer dan 500 kilometer privé heeft gereden. Dit kan hij doen door een sluitende rittenregistratie aan te leveren of door een andere vorm van bewijs.

Meer informatie over de ‘Verklaring geen privégebruik auto ’ leest u in paragraaf 23.3.16 Handboek Loonheffingen.

Wetsartikelen

• artikel 13bis, lid 7-12 Wet op de loonbelasting

• artikel 3.13 Uitvoeringsregeling loonbelasting