Voor het eerst personeel in dienst?

Nieuwe werkgevers moeten zich aanmelden bij de belastingdienst. Hoe doet u dat?

• Aanmelden als werkgever: hoe moet dat?
• Personeel in dienst na de start van uw onderneming: download het aanmeldformulier.

Stappenplan

 

Gegevens werknemer administreren

Als u voor het eerst een werknemer in dienst neemt, moet u zich als werkgever aanmelden.

Voordat een werknemer bij u gaat werken, moet u:

• de identiteit van de werknemer hebben vastgesteld
• de gegevens van de werknemer hebben verzameld voor de aangifte loonheffingen

In bijzondere gevallen moet u voor uw werknemers eerstedagsmelding doen.

Let op! Gaat uw werknemer werken op de dag waarop u hem aanneemt? Dan moet u deze verplichtingen nakomen voordat uw werknemer begint met werken.

Soms kunt u van deze regels afwijken, bijvoorbeeld bij een fusie of overname. Als u van een werknemer geen gegevens voor de loonheffingen hebt of als u zijn identiteit niet kunt vaststellen, past u voor deze werknemer het anoniementarief toe.

Aanmelden als werkgever

Als u voor het eerst een werknemer in dienst neemt, moet u zich als werkgever aanmelden. Dat doet u met het formulier ‘Melding Loonheffingen Aanmelding Werkgever’. U kunt dit formulier downloaden van belastingdienst.nl.

In de volgende situaties gebruikt u niet het formulier ‘Melding Loonheffingen Aanmelding Werkgever’, maar 1 van de volgende formulieren:

• ‘Melding Loonheffingen Premies werknemersverzekeringen betalen‘ Dit formulier gebruikt u als u zich al hebt aangemeld als werkgever, maar nog geen premies werknemersverzekeringen betaalt. U krijgt na de melding een brief van ons waarin staat bij welke sector u bent aangesloten en een brief met het percentage voor de gedifferentieerde premie werkhervattingskas (Whk). U kunt dit formulier downloaden van belastingdienst.nl.
• ‘Melding Loonheffingen Aangifte doen voor artiesten of beroepssporters‘ Dit formulier gebruikt u als u aangifte moet doen voor een optreden door artiesten, beroepssporters of groepen en nog geen loonheffingennummer hebt. Of als u al wel een loonheffingennummer hebt, maar voor artiesten of beroepssporters een afzonderlijk loonheffingennummer wilt. U kunt dit formulier downloaden van belastingdienst.nl. Zie paragraaf 16.4 en 16.6 voor meer informatie.
• ‘Melding Loonheffingen Werkgever van personeel aan huis‘ Dit formulier gebruikt u als u als particulier aangifte loonheffingen moet doen voor personeel aan huis. U krijgt van ons dan een loonheffingennummer. U krijgt ook een aangiftebrief waarin staat over welke tijdvakken u aangifte moet doen. U kunt dit formulier downloaden van belastingdienst.nl. Zie paragraaf 16.13.3 voor meer informatie.
• ‘Melding Loonheffingen Overdracht van activiteiten‘ Dit formulier gebruikt u om te melden dat u activiteiten overdraagt aan een andere werkgever, dat u activiteiten overneemt van een andere werkgever of dat de rechtsvorm van uw onderneming verandert, bijvoorbeeld van eenmanszaak in bv. U kunt dit formulier downloaden van belastingdienst.nl. Zie paragraaf 2.5 voor meer informatie.
• ‘Melding Loonheffingen Werkgever van meewerkende kinderen‘ Dit formulier gebruikt u als een kind van u gaat meewerken in uw onderneming en u gebruik wilt maken van de vereenvoudigde regeling voor meewerkende kinderen. Als wij u toestemming geven om gebruik te maken van deze regeling, krijgt u voor deze dienstbetrekking een apart loonheffingennummer. U kunt dit formulier downloaden van belastingdienst.nl. Zie paragraaf 16.11 voor meer informatie.

U neemt een onderneming met werknemers over

Als u uw bedrijf start door een onderneming met werknemers over te nemen, dan moet u:

• zich inschrijven bij de Kamer van Koophandel en dan ook direct aanmelden als werkgever
• samen met de overdragende werkgever het formulier ‘Melding Loonheffingen Overdracht van activiteiten’ opsturen U kunt dit formulier downloaden van belastingdienst.nl.

Neemt u enige tijd na de start van uw bedrijf een onderneming met werknemers over, waardoor u voor het eerst werkgever wordt, dan moet u:

• zich bij ons aanmelden als werkgever met het formulier ‘Melding Loonheffingen Aanmelding Werkgever’ U kunt dit formulier downloaden van belastingdienst.nl.
• samen met de overdragende werkgever het formulier ‘Melding Loonheffingen Overdracht van activiteiten’ opsturen U kunt dit formulier downloaden van belastingdienst.nl.

Was de overdragende werkgever eigenrisicodrager voor de WGA en/of de ZW, dan kunt u dat niet automatisch voortzetten. U moet het eigenrisicodragerschap zelf aanvragen (zie paragraaf 5.8).

Als u zich hebt aangemeld

Als u zich als werkgever hebt aangemeld, krijgt u van de Belastingdienst:

• een loonheffingennummer Dit loonheffingennummer hebt u nodig om aangifte loonheffingen te kunnen doen. U vermeldt het ook steeds op uw correspondentie met ons.
• een aangiftebrief In deze brief staat over welke tijdvakken u aangifte moet doen.
• als u voor de werknemer premies werknemersverzekeringen moet gaan betalen: een brief waarin staat bij welke sector u bent aangesloten en een brief met het percentage voor de gedifferentieerde premie Whk

Let op!

Misschien hebt u zich als werkgever aangemeld, maar werkt er nog geen werknemer bij u. U bent dan toch verplicht om op tijd aangifte te doen (zie ook hoofdstuk 11).

Afgifte nieuw loonheffingennummer

Wij geven een nieuw loonheffingennummer af binnen 5 werkdagen nadat wij uw aanvraag hebben gekregen. Of binnen 5 werkdagen nadat een werknemer bij u in dienst is gekomen, als de datum van het begin van de dienstbetrekking in de toekomst ligt. Wij moeten dan wel alle gegevens hebben. In bijzondere gevallen of als de gegevens onvolledig zijn, vragen wij u om meer informatie. Hierdoor kan het langer duren voordat u uw loonheffingennummer krijgt. Als de rechtsvorm van uw onderneming verandert, krijgt u ook een nieuw loonheffingennummer. Zie paragraaf 15.1.1 voor meer informatie over aangifte doen in deze situatie.

Identiteit van uw werknemer vaststellen

U moet de identiteit van uw werknemer vaststellen, vóórdat hij bij u gaat werken. Een goed leesbare kopie van het identiteitsbewijs bewaart u in uw loonadministratie. Op de kopie moeten alle persoonsgegevens staan die ook op het originele identiteitsbewijs staan. Bij het paspoort model 2013 en de identiteitskaart (ID-kaart) model 2013 moet u ook de bladzijde met het burgerservicenummer (BSN) kopiëren. Hoe u de identiteit vaststelt, leest u in het ‘Stappenplan verificatieplicht’. U kunt dit stappenplan downloaden van eerlijkwerken.zelfinspectie.nl. Met dat plan kunt u in 5 stappen de identiteit van uw werknemer vaststellen en bepalen of een buitenlandse werknemer voor u mag werken. Maakt u gebruik van arbeidskrachten die niet op uw loonlijst staan, zoals uitzendkrachten? Lees dan aan het eind van hetzelfde stappenplan welke afwijkende regels voor deze arbeidskrachten gelden. U hoeft alleen de identiteit vast te stellen van werknemers met loon uit tegenwoordige dienstbetrekking en niet van werknemers met loon uit vroegere dienstbetrekking, zoals (pre)pensioenuitkeringen.

In de volgende paragrafen vindt u informatie over:

• samenhangende groep inhoudingsplichtigen (zie paragraaf 2.2.1)
• de identificatieplicht op de werkplek (zie paragraaf 2.2.2)
• verzuimboete (zie paragraaf 2.2.3)

Samenhangende groep inhoudingsplichtigen

Als een werknemer binnen een samenhangende groep inhoudingsplichtigen van werkgever wisselt, hoeft de nieuwe werkgever niet opnieuw de identiteit van die werknemer vast te stellen (zie ook paragraaf 3.6).

Identificatie op de werkplek

Iedereen die op de werkplek is, moet op elk moment een geldig en origineel identiteitsbewijs kunnen laten zien. Werknemers uit Nederland en de EU/EER mogen hiervoor een rijbewijs gebruiken. U moet uw werknemers hierop wijzen. Bij een controle moet u uw werknemers de gelegenheid geven om aan hun identificatieplicht te voldoen.

Verzuimboete

Als u de identiteit van uw werknemer niet of niet op de juiste manier kunt vaststellen, past u het anoniementarief toe (zie paragraaf 2.6). Anders kunt u direct, zonder strafprocedure, een verzuimboete van maximaal € 5.278 krijgen. De werknemer zelf is ook verplicht om zijn identiteit op de juiste manier door u te laten vaststellen. Doet hij dat niet, dan kan hij ook een verzuimboete van maximaal € 5.278 krijgen.

Gegevens voor de loonheffingen krijgen

Nadat u een werknemer in dienst hebt genomen, moet u aangifte loonheffingen doen. Hiervoor hebt u gegevens van de werknemer nodig. De nieuwe werknemer geeft u de gegevens digitaal of op papier door.

In de volgende paragrafen vindt u informatie over:

• de gegevens die u van uw werknemer moet krijgen (zie paragraaf 2.3.1)
• situaties waarin u geen gegevens van uw werknemer hoeft te krijgen (zie paragraaf 2.3.2)
• het controleren en administreren van de gegevens (zie paragraaf 2.3.3)
• het bewaren van de gegevens (zie paragraaf 2.3.4)
• verzuimboete (zie paragraaf 2.3.5)

Welke gegevens moet u krijgen?

Vóór de 1e werkdag of – als u de werknemer op de 1e werkdag aanneemt – op de 1e werkdag vóór aanvang van de werkzaamheden, moet u de volgende gegevens van uw werknemer krijgen:

• naam en voorletters
• burgerservicenummer Als uw werknemer nog geen burgerservicenummer heeft gekregen, gebruikt u zijn personeelsnummer, totdat hij wel een burgerservicenummer heeft.
• adres
• postcode en woonplaats
• woonland en regio als de werknemer niet in Nederland woont
• geboortedatum
• een verzoek om de loonheffingskorting (zie paragraaf 23.1) toe te passen (als de werknemer wil dat u deze heffingskorting toepast)

De werknemer levert deze gegevens op papier of digitaal aan, voorzien van datum en handtekening. Daarvoor kan hij het ‘Model Opgaaf gegevens voor de loonheffingen’ gebruiken. Dit model is te downloaden van belastingdienst.nl. Maar u of uw werknemer mag ook een eigen model gebruiken met daarop alle hiervoor opgesomde gegevens. Een kopie van een geldig identiteitsbewijs met daarop alle hiervoor opgesomde gegevens (inclusief het verzoek om toepassing van de loonheffingskorting en handtekening met datum) is ook voldoende. Als de naam, het adres, de woonplaats of het BSN ontbreekt, past u het anoniementarief toe (zie paragraaf 2.6). Dat doet u ook als:

• de werknemer wel een BSN heeft aangevraagd, maar nog niet heeft gekregen
• u van een werknemer die inwoner is van Nederland, alleen een postadres hebt
• u van een werknemer die geen inwoner is van Nederland, alleen het tijdelijke Nederlandse (post)adres hebt en niet het adres in het buitenland.

Let op!

Studenten en scholieren die gebruik willen maken van de studenten- en scholierenregeling, moeten hiervoor een verzoek toevoegen aan hun gegevens voor de loonheffingen (zie paragraaf 16.16). U kunt daarvoor ook het Model Opgaaf voor de loonheffingen (studenten- en scholierenregeling) downloaden van belastingdienst.nl.

Gegevens voor de loonheffingen niet nodig

Van bepaalde werknemers hebt u alleen het BSN nodig. De andere gegevens voor de loonheffingen hoeft u niet te krijgen. Het gaat dan om:

• werknemers die in Nederland wonen en ouder zijn dan de AOW-leeftijd met loon uit vroegere dienstbetrekking (waarin wel of geen AOW-uitkering is begrepen)
• werknemers die u opnieuw in dienst neemt Voorwaarde is wel dat de gegevens voor de loonheffingen intussen niet zijn veranderd. Uw werknemer moet bij het begin van de werkzaamheden ervoor tekenen dat de gegevens nog juist zijn.
• werknemers die een uitkering krijgen op basis van de Participatiewet
• (ex-)werknemers die een Ziektewet- of WW-uitkering krijgen en van wie u naam, adres, woonplaats en burgerservicenummer aan de uitkeringsinstantie hebt doorgegeven
• werknemers jonger dan de AOW-leeftijd (in 2019: 66 jaar en 4 maanden) met loon uit vroegere dienstbetrekking van wie u weet dat zij naast hun loon een Waz-, Wet Wajong- of Anw-uitkering hebben
• werknemers die ouder zijn dan de AOW-leeftijd met loon uit tegenwoordige dienstbetrekking
• werknemers die in Nederland wonen en ouder zijn dan de AOW-leeftijd met een AOW-uitkering
• werknemers met een tegemoetkoming volgens de Wet Tegemoetkoming Arbeidsongeschikten
• werknemers die binnen een samenhangende groep inhoudingsplichtigen van werkgever wisselen (zie paragraaf 3.6).

Let op!

U moet wel de identiteit vaststellen van werknemers met loon uit tegenwoordige dienstbetrekking (zie paragraaf 2.2).

Loonheffingskorting

Of u de loonheffingskorting wel of niet toepast, bepaalt de werknemer. U past de loonheffingskorting alleen toe als de werknemer u daar schriftelijk, met datum en handtekening, om vraagt (zie paragraaf 23.1). Daarop zijn een aantal uitzonderingen.

Voor de volgende werknemers ligt vast of u de loonheffingskorting moet toepassen:

• meewerkende kinderen voor wie de bijzondere regeling voor meewerkende kinderen geldt (zie ook paragraaf 16.11) U past de loonheffingskorting toe.
• werknemers die ook een AOW-uitkering krijgen U past de algemene heffingskorting niet toe. De arbeidskorting past u wel toe als de werknemer daar schriftelijk om vraagt.
• tegemoetkomingen volgens de Wet Tegemoetkoming Arbeidsongeschikten U past de loonheffingskorting niet toe.

Gegevens voor de loonheffingen controleren en administreren

Als u gegevens voor de loonheffingen van uw werknemer krijgt, moet u deze controleren en vervolgens vastleggen in uw administratie (zie hoofdstuk 3).

Woonplaats werknemer controleren

Met ingang van 1 januari 2019 moet u weten in welk land uw werknemer woont om de juiste loonbelastingtabel te kunnen gebruiken. Controleer dus ook of u de juiste woonplaats van uw werknemer krijgt. Als uw werknemer een woonplaats in Nederland doorgeeft, wil dat nog niet zeggen dat hij ook inwoner van Nederland is. Een werknemer die hier zijn permanente woon- of verblijfplaats heeft, is inwoner van Nederland. Bij een werknemer die zowel in Nederland als in het buitenland woont of verblijft, is het de vraag of hij inwoners is van Nederland. Hij is alleen inwoner van Nederland als zijn sociale en economische leven zich hier afspeelt. Woont het gezin van de werknemer bijvoorbeeld in het buitenland, gaan zijn kinderen daar naar school en houdt hij daar bankrekeningen aan, dan is hij geen inwoner van Nederland. Bij een werknemer zonder gezin is zijn intentie van belang: Is hij van plan zich hier te vestigen, dan woont hij in Nederland. Is hij van plan om hier alleen korte tijd te blijven, dan is hij geen inwoner van Nederland. Waar een werknemer woont, bepaalt u op basis van de feiten en omstandigheden die u bekend zijn: bijvoorbeeld de woonplaats die de werknemer u aanlevert als 1 van de gegevens van de loonheffingen, reiskostenvergoedingen die u hem betaalt en gegevens voor beoordeling van de verzekeringsplicht. In de meeste gevallen kunt u zo vaststellen van welk land de werknemer inwoner is. Hebt u reden om te twijfelen, dan kunt u uw werknemer vragen om een woonplaatsverklaring. U weet dan zeker in welk land de werknemer woont. De werknemer kan de woonplaatsverklaring aanvragen bij een belastingkantoor in het land waarvan hij inwoner is. Is uw werknemer inwoner van Nederland, dan kan hij een woonplaatsverklaring aanvragen bij Belastingdienst/kantoor Arnhem.

Gegevens voor de loonheffingen bewaren

U bewaart de gegevens voor de loonheffingen ten minste 5 kalenderjaren na het kalenderjaar waarin de dienstbetrekking eindigt. U bewaart de gegevens bij de loonadministratie. Wij kunnen om deze gegevens vragen (zie ook paragraaf 3.5).

Verzuimboete

Als u geen gegevens voor de loonheffingen van uw werknemer krijgt, past u het anoniementarief toe (zie paragraaf 2.6). Anders kunt u direct, zonder strafprocedure, een verzuimboete van maximaal € 5.278 krijgen. De werknemer zelf is ook verplicht om u de gegevens voor de loonheffingen door te geven. Doet hij dat niet, dan kan hij ook een verzuimboete van maximaal € 5.278 krijgen.

Eerstedagsmelding doen

U hoeft geen eerstedagsmelding te doen, tenzij wij u verplichten om dat te doen.

Dat doen wij in de volgende situaties:

• U hebt een naheffingsaanslag gekregen, omdat u uw werknemers niet in de loonadministratie hebt opgenomen.
• U hebt van ons een vergrijpboete gekregen, omdat u de loonheffingen niet of te laat hebt betaald.
• U wordt strafrechtelijk vervolgd, omdat u:
  1. werknemers in dienst hebt die illegaal in Nederland zijn
  2. uw bedrijf niet bij het handelsregister hebt ingeschreven
  3. uw verplichtingen voor de loonheffingen niet bent nagekomen
• U hebt een boete gekregen, omdat u illegale werknemers in dienst hebt.

Fusie of overname en dergelijke

Bij een fusie of overname van een onderneming en bij een splitsing of een verandering van de rechtsvorm van uw onderneming kan er sprake zijn van een verplichte voortgezette dienstbetrekking. De oude en de nieuwe werkgever geven de verandering aan ons door met het formulier ‘Melding Loonheffingen Overdracht van activiteiten’. U kunt dit formulier downloaden van onze internetsite. Bij een verplichte voortgezette dienstbetrekking eindigt de arbeidsovereenkomst van de werknemer met de oude werkgever. De arbeidsovereenkomst wordt voortgezet bij de nieuwe werkgever. Er is dan wel sprake van een nieuwe inkomstenverhouding (zie paragraaf 3.4.1). De nieuwe werkgever hoeft van deze werknemer niet opnieuw de gegevens voor de loonheffingen te krijgen als hij deze van de oude werkgever heeft gekregen. Als de oude werkgever ook een kopie van het identiteitsbewijs van de werknemer overdraagt, hoeft de nieuwe werkgever ook niet opnieuw de identiteit vast te stellen.

Anoniementarief

Het anoniementarief past u toe in de volgende situaties:

• U krijgt de gegevens voor de loonheffingen niet op tijd van uw werknemer (vóór de 1e werkdag of op de 1e werkdag als u op deze dag uw werknemer aanneemt) (zie ook paragraaf 2.3.1). Of u stelt de identiteit van uw werknemer niet vast.
• U bewaart de gegevens niet op de juiste manier bij uw loonadministratie.
• U weet dat u onjuiste gegevens van uw werknemer hebt gekregen of u had dat kunnen weten.
• Uw werknemer heeft geen geldige verblijfs- of tewerkstellingsvergunning.

Betaalt u een uitkeringsgerechtigde loon uit vroegere dienstbetrekking (zie paragraaf 4.3), dan past u het anoniementarief toe als u de gegevens voor de loonheffingen niet van de uitkeringsgerechtigde krijgt vóór de 1e betaaldag van de uitkering. Als u het anoniementarief toepast, houdt u 52% loonbelasting/premie volksverzekeringen in.

U houdt geen rekening met:

• de loonheffingskorting (zie ook paragraaf 23.1)
• het maximumpremieloon voor de premies werknemersverzekeringen (zie paragraaf 5.7.1)
• het maximumbijdrageloon voor de werkgeversheffing Zvw (zie hoofdstuk 6)
• het maximumbijdrageloon voor de bijdrage Zvw (zie hoofdstuk 6)

Als u de (juiste) gegevens voor de loonheffingen later wél krijgt, mag u eerdere aangiftetijdvakken waarin u het anoniementarief hebt toegepast, niet corrigeren. U mag het anoniementarief alleen corrigeren als u het door een fout in de administratie ten onrechte hebt toegepast. Als de werknemer zijn burgerservicenummer bijvoorbeeld wel op tijd had aangeleverd, maar het nog niet in de administratie was verwerkt. De anonieme werknemer kan de eventueel te veel ingehouden loonbelasting/premie volksverzekeringen terugkrijgen via zijn aangifte inkomstenbelasting. Zie voor de eventueel te veel betaalde premies werknemersverzekeringen paragraaf 5.7.2. En voor de eventueel te veel betaalde werkgeversheffing Zvw of te veel ingehouden bijdrage Zvw paragraaf 6.2.4.

Let op!

Voor anonieme werknemers geldt een aparte tabel voor de eindheffing (zie tabel 5, 6a en 6b achter in dit handboek).