Werkgeversbetaling en loonheffingen

Vragen en antwoorden over werkgeversbetalingen

 

Hieronder vindt u 22 vragen en antwoorden over werkgeversbetalingen. Onderaan staat een bijlage met een casus van een werkgeversbetaling. Hierin leest u hoe u de werkgeversbetaling aangeeft in de aangifte loonheffingen.

1. Wat is een werkgeversbetaling?

Een werkgeversbetaling is een betaling die de werkgever ontvangt van UWV om een uitkering van UWV aan de werknemer door te betalen.

2. Gelden de regels voor het verwerken van een uitkering in de werkgeversbetaling in de aangifte loonheffingen ook voor zogenoemde ‘eigenrisicodragerbetalingen’?

Ja. Een eigenrisicodragerbetaling ZW, WGA of WW is, net zoals bij een uitkering in een werkgeversbetaling, een betaling van een uitkering werknemersverzekeringen aan de uitkeringsgerechtigde. De werkgever treedt dan voor de uitbetaling in de plaats van UWV. Alle regels voor het berekenen van premies, de code soort inkomstenverhouding, de verloonde uren etc., zoals die voor uitkeringen in een werkgeversbetalingen gelden, gelden ook voor eigenrisicodragerbetalingen.

3. Zijn de regels voor uitkeringen in werkgeversbetalingen gewijzigd sinds de introductie van het aanvullend geboorteverlof en betaald ouderschapsverlof?

Nee. De regels voor het verwerken van uitkeringen in werkgeversbetalingen zijn voor deze WAZO-uitkeringen niet anders dan voor andere uitkeringen.

4. Is het als werkgever verplicht om met een werkgeversbetaling te werken?

Nee. Het gaat in alle gevallen om een uitkering van UWV. Die kan UWV rechtstreeks aan de werknemer verstrekken, maar kan dat op verzoek van de werknemer via de werkgever als een werkgeversbetaling doen. Een betaling van de uitkering via de werkgever leidt er toe dat de inhouding van loonbelasting/premie volksverzekeringen beter aansluit bij wat de werknemer via zijn aangifte inkomstenbelasting aan inkomstenbelasting/premie volksverzekeringen verschuldigd is.

5. Waaruit bestaat een werkgeversbetaling?

UWV bepaalt voor de werknemer op grond van het dagloon wat zijn uitkering is. Het bedrag van de uitkering is het dagloon, vermenigvuldigd met het aantal dagen waarvoor de betaling bestemd is. UWV verhoogt dit bedrag van de uitkering met het lage percentage WW-AWf, het hoge percentage Aof en het percentage werkgeversheffing Zvw. Deze verhoging geldt als compensatie voor de heffingen die de werkgever over de doorbetaalde uitkering verschuldigd is.

6. Welke uitkeringen kan UWV via een werkgeversbetaling verstrekken?

UWV kan voor alle werknemersverzekeringen en enkele werknemersvoorzieningen een werkgeversbetaling doen: – werknemersverzekeringen: ZW, WW, WAO, WIA – werknemersvoorzieningen: WAZO, Wajong

7. Waarom compenseert UWV over een werkgeversbetaling Wajong geen premies werknemersverzekeringen?

De Wajong-uitkering is de enige uitkering van UWV in een werkgeversbetaling die niet tot SV-loon leidt. Daarom zijn daarover geen premies werknemersverzekeringen verschuldigd en hoeft UWV ook geen premies te compenseren. UWV compenseert wel de werkgeversheffing Zvw over de Wajong-uitkering.

8. Betaalt UWV ook vakantiebijslag over de uitkering?

Ja. UWV betaalt vakantiebijslag over de uitkering. Voor de ZW en de WAZO zit de vakantiebijslag als 8% opslag in de werkgeversbetaling. De uitkering is dan 108% van het dagloon, vermenigvuldigd met het aantal dagen waarvoor de betaling bestemd is. Voor de andere uitkeringen betaalt UWV die 8% vakantiebijslag aan de werkgever via een aparte werkgeversbetaling in mei.

9. Mag ik voor de ZW-/WAZO-uitkeringen de opslag voor vakantiebijslag daaruit destilleren om later uit te betalen, tegelijk met de reguliere uitbetaling van vakantiebijslag?

Ja, dat mag.

Stel u ontvangt periodiek een werkgeversbetaling met daarin € 1.000 aan ZW- of WAZO-uitkering. U berekent 8/108 x € 1.000 = € 74,07 en reserveert dat om later als vakantiebijslag uit te betalen. 100/108 x € 1.000 = € 925,93 betaalt u periodiek door.

Let op 1!

Als u dit bedrag aan vakantiebijslag gaat uitbetalen, moet u dat bedrag wel in de aangifte loonheffingen verwerken als een uitbetaling van een ZW- c.q. WAZO-uitkering.

Let op 2!

U mag zo ook bijvoorbeeld een percentage aan eindejaarsuitkering destilleren, als een eindejaarsuitkering binnen uw bedrijf gebruikelijk is.

10. UWV betaalt de werkgeversbetaling per vier weken, maar ik betaal mijn werknemers per maand. Mag ik het uitkeringsbedrag per vier weken van UWV omrekenen naar een uitkeringsbedrag per maand?

Ja, dat mag.

Stel u ontvangt een werkgeversbetaling met daarin € 1.000 aan uitkering per vier weken. U kunt dat als volgt omrekenen: € 1.000 x 13/12 = € 1.083,33, wat u maandelijks als uitkering aan de werknemer doorbetaalt.

Let op!

Hoewel het hier berekende maandbedrag hoger is dan het vierwekenbedrag wordt de doorbetaling begrensd op het cumulatieve bedrag aan uitkering dat u van UWV hebt ontvangen.

Voorbeeld

U betaalt aan uw werknemer doorgaans een maandloon. UWV keert vanaf 11 april per vier weken € 1.000 aan u uit. Stel de uitkering is 13 weken: in totaal dus € 13.000 t/m 10 juli. Die 13 weken vallen in de maanden april tot en met juli. Omgerekend is een weekloon van € 1.000 een maandloon van (52/12 x € 1.000 =) € 4.333,33. U kunt dat in de desbetreffende maanden bijvoorbeeld als volgt toerekenen en verlonen:

• april 20/30 x € 4.333,33 = € 2.888,89
• mei en juni € 4.333,33, cumulatief € 11.555,55
• juli het restant: € 13.000 – € 11.555,55 = € 1.444,45.

11.Heb ik voor een werknemer met uitkering wel een loondoorbetalingsverplichting?

Of u een loondoorbetalingsverplichting hebt is in het arbeidsrecht geregeld. Een loondoorbetalingsverplichting kunt u hebben op grond van het Burgerlijk Wetboek (BW), maar ook op grond van een cao of individuele arbeidsovereenkomst:

– Bij ziekte gelden twee regelingen:

1. De werkgever heeft op grond van het BW een loondoorbetalingsverplichting. De werknemer heeft dan geen recht op een ZW-uitkering.
   • De werkgever moet dan gedurende 104 weken 70% van het loon doorbetalen. Als dit minder is dan het minimumloon dan vult de werkgever de eerste 52 weken het loon aan tot het voor de werknemer geldende minimumloon. De loondoorbetalingsverplichting van de werkgever geldt tot het maximum premieloon. De werkgever mag daarbij één of meer ‘wachtdagen’ toepassen. Voor deze wachtdagen heeft de werknemer geen recht op loondoorbetaling. Bij cao kan hiervan in het voordeel van de werknemer worden afgeweken. Bijvoorbeeld dat de werkgever gedurende de eerste 52 weken 100% van het loon moet doorbetalen of dat er geen of maar één wachtdag geldt.
2. De werknemer heeft recht op een ZW-uitkering (bijvoorbeeld in het geval van een no-risk polis).
   • In dat geval vult de werkgever zo nodig grond van het BW gedurende 104 weken de ZW-uitkering aan tot 70% van het loon van de werknemer. Als dit minder is dan het minimumloon dan vult de werkgever de eerste 52 weken aan tot het voor de werknemer geldende minimumloon. De loondoorbetalingsverplichting van de werkgever geldt tot het maximum premieloon. Op grond van een cao of individuele arbeidsovereenkomst kan hiervan worden afgeweken. Bijvoorbeeld dat de werkgever gedurende de eerste 52 weken de uitkering tot 100% van het loon aanvult.

– Bij WAZO-verlof gelden op grond van het BW twee regelingen:

1. Bij zwangerschap of bevalling.
   • Voor zover de werknemer een loon heeft beneden het maximum premieloon heeft de werkgever geen loondoorbetalingsverplichting op grond van het BW. In de plaats daarvan ontvangt de werknemer een WAZO-uitkering die 100% is van het dagloon van de werknemer (gemaximeerd op het maximum dagloon). Heeft een werknemer een loon dat hoger is dan het maximum premieloon, dan kan de werkgever op grond van een cao of een individuele arbeidsovereenkomst de uitkering aanvullen tot het normale loon.
2. Bij aanvullend geboorteverlof of bij betaald ouderschapsverlof.
   • De werknemer heeft recht op gedeeltelijke doorbetaling van zijn loon gedurende het aanvullend geboorteverlof of het betaald ouderschapsverlof in de vorm van een uitkering van UWV. Deze uitkering bedraagt maximaal 70% van het maximum dagloon. Heeft een werknemer een loon dat hoger is dan het maximum premieloon, dan kan de werkgever op grond van een cao of een individuele arbeidsovereenkomst de uitkering aanvullen tot het normale loon.

– bij WW-, WAO- en WIA-uitkeringen geldt er meestal geen loondoorbetalingsverplichting meer.

Raadpleeg altijd uw eigen arbeidsjurist.

12.  Als ik een loondoorbetalingsverplichting heb tot 100%, mag ik er dan voor kiezen om 100% regulier loon in de loonadministratie te boeken? En vervolgens de werkgeversbetaling als een bate in de financiële administratie verwerken (dus niet in de salarisadministratie)?

Nee, dat mag niet.

U boekt dan namelijk regulier loon, dus loon op grond van de arbeidsovereenkomst, terwijl de juridische status van de uitkering van UWV in de werkgeversbetaling gebaseerd is op socialezekerheidsrecht. Het verwerken van een uitkering als regulier loon komt dan niet goed tot uitdrukking in de polisadministratie. Dat heeft gevolgen voor zowel de werkgever als de werknemer.

Let op!

De uitkering van UWV moet u ook als zodanig op de loonstrook van de werknemer vermelden.

13.   Ik moet 100% loon doorbetalen. De uitkering van de werkgeversbetaling is 70%. Hoe kwalificeer ik die 30% aan verschil?

In feite betaalt u geen 100% loon door, maar u betaalt de uitkering door en vult die aan tot 100% van het loon. Het verschil is de zogenoemde ‘aanvulling op een uitkering werknemersverzekeringen’. Dat bedrag moet u vermelden in de rubriek ‘Verstrekte aanvulling op uitkering werknemersverzekeringen’.

Voorbeeld

Een werknemer met een tijdelijk contract heeft een 100%-loon van € 2.000. De hoge premie WW-AWf is van toepassing. De werknemer wordt ziek en krijgt 70% ZW-uitkering. U krijgt een werkgeversbetaling met daarin een component van stel € 1.400 aan ZW-uitkering. Het verschil van € 600 is de aanvulling. U verwerkt dat als volgt:

• Het totale loon van € 2.000 is loon SV.
• € 1.400 verwerkt u als uitkering tegen de lage premie WW-AWf en de hoge premie Aof (Aof-uitkering).
• € 600 verwerkt u als loon op grond van de arbeidsovereenkomst tegen de (reguliere) hoge premie WW-AWf en de reguliere Aof-premie die voor de werkgever geldt.

14. De ZW- of WAZO-uitkering is soms hoger dan het periodieke loon. Hoe moet ik dat meerdere verwerken?

U moet de uitkering die UWV u via een werkgeversbetaling betaalt doorbetalen. UWV stelt de uitkering vast op basis van het dagloon. Het dagloon is – in grote lijnen – het SV-loon van de voorafgaande 12 maanden (de referteperiode) gedeeld door 261. Het dagloon, vermenigvuldigd met het aantal dagen waarvoor de betaling bestemd is, is de periodieke uitkering. Dat periodieke bedrag kan inderdaad hoger zijn dan het reguliere periodieke loon van de werknemer. Dit effect kan o.a. optreden:

•   door de component aan vakantiebijslag van 8% die UWV toevoegt aan het dagloon
•    doordat in het SV-loon van de referteperiode een component aan overige bijzondere beloningen kan zitten, zoals een eindejaarsuitkering
•    door een onlangs ingetreden urenvermindering

De uitkering kan dan hoger zijn dan het (huidige) gebruikelijke loon van de werknemer. U mag enkele componenten uit de werkgeversbetaling destilleren en reserveren om later uit te betalen (zie vraag 8). Maar als het bedrag dat overblijft hoger is dan het voor de werknemer gebruikelijke loon moet u dat hogere bedrag wel doorbetalen. Het is immers een uitkeringsrecht van de werknemer.

15.   Ik heb geen loondoorbetalingsverplichting, maar betaal het loon vrijwillig door. Welke regels gelden er dan?

Als de werkgever, zonder dat er een verplichting is, toch het loon bij ziekte of andere afwezigheid doorbetaalt, gelden daarvoor dezelfde fiscale regels als voor de verplichte loondoorbetaling op grond van het BW of de in de cao of individuele arbeidsovereenkomst afgesproken loondoorbetaling.

16.   De werknemer is al met WAZO-verlof, maar ik heb nog geen werkgeversbetaling van UWV ontvangen. Hoe moet ik het 100%-loon dat ik ga uitbetalen boeken?

Zo lang UWV nog niet de uitkering heeft vastgesteld kan de werkgever ervoor kiezen om het (reguliere) loon door te betalen of om een voorschot te betalen op de uitkering. De keuze van de werkgever is van invloed op de berekening van premies en op het aangifte doen:

1.  u werkt niet met een voorschot, maar betaalt het reguliere (100%-)loon uit

2.  u begroot voor uzelf hoe hoog de uitkering is en betaalt een voorschot op de werkgeversbetaling

Ad 1. U verwerkt het loon alsof het regulier loon is. Dus met alle premies en coderingen die bij het reguliere loon horen.

Ad 2. Het voorschot verwerkt u alsof dat de werkgeversbetaling is, met de premies en coderingen die bij de uitkering horen. Tot en met 2024 mag u de uitkering ZW of WAZO in dezelfde inkomstenverhouding verwerken als die van het reguliere loon.

U mag de uitkering ZW of WAZO ook verwerken in een andere inkomstenverhouding. Een uitkering WW, WAO of WIA verwerkt u altijd in een andere inkomstenverhouding als op deze uitkeringen de groene tabel van toepassing is. U gebruikt dan de coderingen die bij de uitkering horen.

 

Zie ook de voorbeelden in de bijlage.

17.   Ik ontvang de werkgeversbetaling pas veel later dan het moment waarop ik het loon van de werknemer heb doorbetaald. Hoe verwerk ik de werkgeversbetaling in de aangifte loonheffingen?

De manier van verwerken is afhankelijk van de systematiek die u voert: ‘loon-in’ of ‘loon-over’.

Ad ‘loon-in’

Bij ‘loon-in’ verwerkt u een uitbetaling of een verrekening van loon in de aangifte loonheffingen over het aangiftetijdvak waarin u het loon hebt u uitbetaald of verrekend. Nadat u van UWV de werkgeversbetaling hebt ontvangen maakt u een herrekening: wat is het geweest en wat had het moeten zijn. Het verschil vermeldt u na ontvangst van de werkgeversbetaling van UWV in de (eerstvolgende of daaropvolgende) aangifte loonheffingen. U verzendt dus geen correctie over maart.

Voorbeeld

De werknemer heeft een WAZO-verlofperiode in de maand maart. U betaalt over maart het reguliere loon van € 2.500. U hebt geen voorschot op de uitkering verwerkt. In mei krijgt u de werkgeversbetaling van UWV. Daarin zit een uitkering van € 1.500, die ziet op de WAZO-verlofperiode van maart. U maakt in de maand mei of juni een herrekening:

•  u bepaalt wat u eerder in maart hebt uitbetaald (€ 2.500 aan regulier loon)
•  u bepaalt wat dat in maart had moeten zijn (€ 1.500 aan uitkering en € 1.000 aan ‘aanvulling’, ofwel loon op grond van de arbeidsovereenkomst)
•   in mei of juni verwerkt u – naast het reguliere loon over mei – een bedrag van € -1.500 aan regulier loon en € +1.500 aan uitkering. U geeft in de aangifte € 1.000 op aan ‘Verstrekte aanvulling op uitkering werknemersverzekering’
•   u verzendt dus géén correctiebericht over maart!

Let op!

U mag de herrekening verwerken in de aangifte over mei, maar ook in een correctiebericht over de maand mei bij de aangifte over juni.

Ad ‘loon-over’

Bij de loon-over-systematiek moet u de uitkering toerekenen aan de periode waarover de uitkering wordt betaald. Daartoe moet u correctieberichten verzenden waarmee u:

•   de eerder aangegeven premielonen corrigeert naar de juiste bedragen
•   de eerder aangegeven premies werknemersverzekeringen corrigeert naar de juiste premies
•   de premielonen en premies vermeldt in de juiste rubrieken
•   de rubriek ‘Verstrekte aanvulling op uitkering werknemersverzekering’ vult
•   de juiste coderingen voor code soort inkomstenverhouding en code aard arbeidsverhouding toepast
•   de verloonde uren zo nodig corrigeert

 

Let op!

Bij ‘loon-over’ mag u alleen corrigeren voor aangiftetijdvakken van hetzelfde kalenderjaar. Voor aangiftetijdvakken van het voorgaande kalenderjaar verwerkt u de werkgeversbetaling volgens ‘loon-in’.

 

Zie ook de voorbeelden in de bijlage.

18. Hoe zit het met de verloonde uren bij een werkgeversbetaling?

Verloonde uren zijn onder andere van belang voor de opbouw van het arbeidsverleden van de werknemer. Voor ZW- en WAZO-uitkeringen geldt dat die geen invloed mogen hebben op het arbeidsverleden. Bij ZW- en WAZO-uitkeringen geeft u altijd het voor de werknemer gebruikelijke aantal verloonde uren op. Voor andere uitkeringen (WW, WAO en WIA) geldt dat niet. U geeft dan alleen verloonde uren op voor daadwerkelijke betaalde uurlonen.

Voor meer informatie over verloonde uren, zie paragraaf 29.9 van het Handboek Loonheffingen.

19. Moet ik een uitkering van UWV voor de berekening van de verschuldigde loonbelasting/premie volksverzekeringen samenvoegen met ander loon dat ik de werknemer nog betaal?

Ja.

Op grond van de samenvoegingsbepaling moet u, voordat u de loonbelastingtabel toepast, de lonen samentellen.

Zie paragraaf 9.6 van het Handboek Loonheffingen.

20. Klopt het dat ik voor de berekening van de verschuldigde loonbelasting/premie volksverzekeringen niet hoef samen te voegen als de werknemer de uitkering rechtstreeks van UWV krijgt (een zogenoemde directe betaling)?

Nee, dat is een misverstand.

Ook bij een directe betaling van UWV aan uw werknemer moet u daarmee rekening houden in uw salarisadministratie in het geval u de werknemer ook nog loon betaalt:

•   De directe betaling van UWV ontslaat de werkgever niet van een eventuele loondoorbetalingsverplichting (ofwel van het betalen van een aanvulling op de uitkering). Daarvoor heeft de werkgever de specificatie van UWV nodig om het bedrag van de aanvulling te kunnen bepalen. De werknemer moet de werkgever daartoe wel machtigen, net zoals bij een werkgeversbetaling.
•   De werkgever moet bij het berekenen van de inhouding van loonbelasting/premie volksverzekeringen met de directe betaling door UWV rekening houden. Dat staat beschreven in paragraaf 9.6.3 van het Handboek Loonheffingen. Dat betekent dat u, als er sprake is van een aanvulling op de uitkering, over het totaal van die aanvulling en de directe uitkering door UWV de loonbelastingtabel moet toepassen. Op het gevonden bedrag moet u de inhouding van loonbelasting/premie volksverzekeringen die UWV gedaan heeft in mindering brengen. Dat bedrag kunt u vinden in de specificatie die u toch al nodig hebt om de aanvulling te kunnen betalen.
•   De werkgever moet bij het bepalen van het jaarloon voor de tabel bijzondere beloningen de uitkering van UWV daarbij optellen. Zie paragraaf 9.3.6 van het Handboek Loonheffingen onder “Loon bij elkaar optellen voor berekening van het jaarloon”.

21. Is een uitkering van UWV loon uit tegenwoordige of vroegere dienstbetrekking? Ofwel pas ik daar de witte tabel of de groene tabel op toe?

Of u de witte of groene tabel toepast is afhankelijk van twee factoren:

1.  de soort uitkering –  

Op WAZO-uitkeringen is altijd de witte tabel van toepassing.

–   Op ZW-uitkeringen die u doet tijdens de dienstbetrekking op grond waarvan de uitkering ontstaan is, is de witte tabel van toepassing. Zoals bij een ‘no-riskpolis’ of als de werknemer ziek is als gevolg van orgaandonatie. In andere gevallen geldt altijd de groene tabel.

–   WW-, WAO-, WIA- en Wajong-uitkeringen worden aangemerkt als loon uit vroegere dienstbetrekking. In principe geldt dan de groene tabel, maar zie punt 2.  of de uitkering wordt samengevoegd met loon op grond van de arbeidsovereenkomst

–   als u alléén de uitkering doorbetaalt, dus geen loon op grond van de dienstbetrekking betaalt, zoals een aanvulling op de uitkering, past u de groene tabel toe.

–   als u ander loon op grond van de dienstbetrekking betaalt, zoals een aanvulling op de uitkering, geldt het volgende:

bij een WW-uitkering geldt voor de uitkering de groene tabel.

bij WAO-, WIA- en Wajong-uitkeringen geldt voor een periode van maximaal 2 jaar na aanvang van de arbeidsongeschiktheid dat u op het totaal van het loon en de uitkering de witte tabel mag toepassen. Na 2 jaar geldt voor de uitkering de groene tabel.

Hoe u de samenvoeging moet doen bij deels toepassing van de witte en deels van de groene tabel, zie het voorbeeld in het Handboek Loonheffingen, paragraaf 9.6.

22. Moet ik de uitkering als gevolg van een werkgeversbetaling verwerken in een aparte inkomstenverhouding?

Nee, dat moet niet, maar dat mag wel. Als u de uitkering mag belasten met de witte tabel (zie vraag 21), mag u die tot en met 2024 nog verwerken in dezelfde inkomstenverhouding als die van het loon op grond van de arbeidsovereenkomst.

Zodra u de uitkering moet belasten met de groene tabel, moet u die wel in een aparte inkomstenverhouding opgeven.

Zie de bijlage voor enkele voorbeelden van hoe u de uitkering moet verwerken als u dat doet in 1 inkomstenverhouding of in 2 inkomstenverhoudingen, met en zonder een voorschotbetaling op de uitkering.